رغم أن مقولة "لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد" موجودة في معظم اللغات والحضارات، إلا أن الكثيرين لاسيما من الشباب لا يطبقوا هذه الحكمة، ما يجعلهم عرضة للإصابة بمرض "البروكراستيناتسيون " فما هي أعراض هذا المرض وطبيعته؟

"ابدأ الآن، ولا تنتظر إلى الغد"، هذه الصيغة التي ربما تبدو بسيطة يمكن أن تجلب لك الكثير من النجاح، هل يبدو ذلك مألوفا بالنسبة لك: أن تبدأ يومك بقائمة طويلة من المهام والعديد من الأمور التي اقترب الموعد النهائي للوفاء بها. وفي نهاية اليوم، لا تكون متأكدا في أي شيء قضيت وقتك، لكن في نهاية المطاف لم تنجز كثيرا من المهام المدرجة في تلك القائمة، أنا كذلك يحدث معي هذا الأمر. وهو ما دفعني منذ أشهر قليلة إلى أن أقرر أن أضع قائمة بالمهام اليومية للتخطيط لكل ساعة في يوم العمل غير المنظم عادة.

وبدلا من البدء كل يوم بقائمة من المهام غير محددة الزمن والمدة دون إنجاز معظمها، أردت العمل من خلال قائمة تخصص بدقة وقتا معينا لكل مهمة. فهناك ساعة لترويج أفكار لقصص صحفية معينة، وثلاثون دقيقة لمتابعة الفواتير، وهكذا.

وبينما يحتاج الأمر للتكيف في البداية، أصبح وضع خطة يومية أمرا طبيعيا بالنسبة لي، وأصبحت أنجز مهاما أكثر دون الشعور بالقلق، يمكن أن يشكل هذا حالة للدراسة للعديد من علماء النفس المولعين بالحديث عن العادات. وبمجرد أن يصبح شيء ما عادة فعلية، فإنه يتطلب القليل من قوة الإرادة للمواظبة عليه.

ومع تزايد الاهتمام بتحسين الذات، يصبح تشكيل العادة في دائرة الضوء. والعشرات من عناوين الكتب الجديدة، بما في ذلك كتاب "قوة العادة" لتشارلز دوهيغ، و"تطوير العادات للنجاح مدى الحياة" لروبرت ديفيتو، لا تعمل إلا على جعل الفكرة أكثر جاذبية.

وتقول ويندي وود، أستاذة علم النفس والأعمال في جامعة جنوب كاليفورنيا في الولايات المتحدة: "بشكل ما، نحن مسؤولون إلى حد كبير عن عاداتنا بسبب ما نكرره يوميا. ومع ذلك، فإن تشكيل العادات ليس حلا سحريا".

نعم، أنا الآن أضع خطة مفصلة ليومي في الصباح الباكر بطبع قائمة الأعمال من على جهاز الكمبيوتر المحمول (كما أنني أضع رموزا بالألوان للمواعيد النهائية على تقويم غوغل)، إلا أنني لا أزال أجد صعوبة في إدارة الوقت خارج العمل.

وبعد ظهر كل يوم، أجد صعوبة في الاستمرار في التركيز، رغم أن تقويمي ينبهني أن أقوم بالمهمة التالية، فيوم العمل لا يمتد دون نهاية. فالإنسان يحتاج إلى الاستمتاع بحياته بعد العمل أيضا. من خلال الحيل التالية بإمكانك التخلص سريعا من عبء العمل وإنقاذ وقتك من الضياع من خلال إنجاز يوم عمل أقصر وأكثر إنتاجية.

لا تؤجل عمل اليوم للغد

أظهرت دراسة ألمانية حديثة أن تكرار تأجيل الواجبات المهمة يؤدي لمشكلات صحية، لاسيما بين الشباب. ووفقا للدراسة التي أجرتها جامعة ماينس الألمانية، فإن من يؤجل بشكل متكرر المهام الموكلة إليه، يعاني من الضغط العصبي والاكتئاب والشعور بالخوف والوحدة والإجهاد، وتظهر أعراض تأجيل المهام للحظة الأخيرة، بشكل واضح بين الطلبة خاصة فيما يتعلق بأبحاث التخرج التي ينتهي منها الكثيرون في نفس يوم تسليمها، ما يضعهم في حالة من الضغط العصبي الهائل الذي يزيد مع اقتراب موعد تسليم البحث. ويطلق الخبراء على الأعراض الصحية الناتجة عن تأخير أداء المهام، مصطلح " البروكراستيناتسيون".

شملت الدراسة، وفقا لوكالة الأنباء الألمانية، 2572 شخصا في المرحلة العمرية بين 14 و 95 عاما، تم رصد طريقة تعاملهم مع المهام المختلفة التي يتعين عليهم إنجازها في الحياة اليومية. وخلصت الدراسة إلى أن المصابين بداء تأخير الواجبات، هم في أحيان كثيرة من أصحاب الدخل المحدود أو العاطلين عن العمل وليست لديهم علاقات عاطفية مستقرة.

أما الأكثر عرضة للإصابة بـ" البروكراستيناتسيون" فهم طلبة المدارس والجامعات، نظرا لما تتطلبه الدراسة بشكل عام من قدر كبير من الالتزام وتنظيم الوقت بالإضافة إلى أن الشباب في المراحل التعليمية المختلفة يشعروا بأن الدراسة هي السبيل الذي يفتح لهم أبواب المستقبل ويحسن فرصهم في الحياة.

لا شك في أن صعوبات الحياة كفيلة بتعكير مزاج معظم الناس، لكن البعض يتمادى في عيش الحالات السلبية في حين لا يستغرق فترة طويلة في الأمور الجيدة التي تحدث في حياته. المساحة التي تحتلها الأفكار الإيجابية في عقلك هي التي تحدد مدى سعادتك.

وقد يزيد الأمر على مجرد الضغط العصبي، إذ يصل في بعض الأحيان للتأثير على تركيز الطلبة وعرقلة قدرتهم على التحصيل وبالتالي النجاح، وهو أمر رصده شتيفان بالتس، الأخصائي النفسي بجامعة توبينغن. ويقول بالتس لصحيفة "أوغسبورغر تسايتونغ" إن بعض الطلبة لا يستطيعوا إنجاز مهامهم في الموعد المحدد ليس بسبب كسلهم أو تأخرهم الدراسي وإنما بسبب مشكلات في تنظيم الوقت والخوف من النتائج السلبية.

ووفقا للبيانات المسجلة التي رصدتها الدراسة، فإن نسبة تتراوح بين 20 و70 بالمائة من الأكاديميين في ألمانيا، يؤجلوا المهام الموكلة إليهم فيما يخص الدراسة الجامعية. وهنا يجب التفرقة وفقا لبالتس، بين التأجيل الناتج عن سوء في تنظيم الوقت والمرتبط بالتالي بأعراض مرضية، وبين التأجيل النابع عن إتباع صاحبه لخطة عمل مختلفة قد تجعله ينجز عمله في اللحظة الأخيرة، لكن مع التحكم في كافة الظروف وعدم الوقوع تحت طائلة الضغط العصبي.

الشعور بالخوف والوحدة

كشفت دراسة ألمانية حديثة أن تأجيل الواجبات المهمة بصفة مستمرة يؤدي لمشكلات صحية، لا سيما بين الشباب. ويطلق الخبراء على الأعراض الصحية الناتجة عن تأخير أداء المهام مصطلح “البروكراستيناتسيون”. وأشارت الدراسة التي أجرتها جامعة ماينس الألمانية، إلى أن من يؤجل المهام الموكلة إليه بشكل متكرر يعاني من الضغط العصبي والاكتئاب والشعور بالخوف والوحدة والإجهاد.

وأكدت أن أعراض تأجيل المهام للحظة الأخيرة، تظهر بشكل واضح بين الطلبة خاصة في ما يتعلق بأبحاث التخرج التي ينتهي منها الكثيرون في نفس يوم تسليمها، ما يضعهم في حالة من الضغط العصبي الذي يزيد مع اقتراب موعد تسليم البحث.

وخلصت الدراسة، إلى أن المصابين بداء تأخير الواجبات هم في أحيان كثيرة من أصحاب الدخل المحدود أو العاطلين عن العمل وليست لديهم علاقات عاطفية مستقرة. ونبهت إلى أن الأكثر عرضة للإصابة بـ”البروكراستيناتسيون” هم طلبة المدارس والجامعات، نظرا لما تتطلبه الدراسة بشكل عام من قدر كبير من الالتزام وتنظيم الوقت.

وقال شتيفان بالتس، الأخصائي النفسي بجامعة توبينغن، إن بعض الطلبة لا يستطيعون إنجاز مهامهم في الموعد المحدد ليس بسبب كسلهم أو تأخرهم الدراسي وإنما بسبب مشكلات في تنظيم الوقت والخوف من النتائج السلبية. وشدد بالتس، على ضرورة التفرقة بين التأجيل الناتج عن سوء في تنظيم الوقت والمرتبط بأعراض مرضية، وبين التأجيل النابع من اتباع صاحبه لخطة عمل مختلفة قد تجعله ينجز عمله في اللحظة الأخيرة، لكن مع التحكم في كافة الظروف وعدم الوقوع تحت طائلة الضغط.

عادة أم ضرورة لدى البعض

الدقة في انجاز الاعمال والالتزام بالمواعيد من اهم الامور التي نصت عليها القوانين المهنية واكدتها التشريعات الدينية.. وهي من الامور التي تعكس اهتمام الفرد بالاخرين واحترامه لهم.. الا ان البعض يحاول دائما تاخير انجاز الاعمال الملقاة على عاتقه او تاخير انجازها حتى اخر لحظة سواء في المنزل او في محيط العمل ويقدم في الاطار اسبابا وذرائع متعددة لتبرير تصرفه.

فخ "الهدف"

الخطأ الأكبر الذي يقع فيه الناس عندما يحاولون تشكيل عادة جديدة هو أنهم لا يميزون بين العادة والهدف. ومعرفة الفرق بينهما يمكن أن يساعد على تجنب القلق، وحسب قول لارا فيلدنغ، المشرفة في مجال الطب النفسي في جامعة لوس أنجليس في كاليفورنيا في الولايات المتحدة: "الأهداف يمكن أن توتر أعصابنا. ركزوا على القيم بدلا من الأهداف"، وعلى سبيل المثال، أن تقول إنك تريد إنقاص وزنك نحو عشرين كيلو غرام في شهرين يمكن أن يكون هدفا أكثر إرهاقا للأعصاب من مجرد اتخاذ قرار بجعل العيش بطريقة صحية عادة يومية بالنسبة لك. وبدلا من وضع هدف ثابت، فإنك تغير شيئا ذا قيمة معينة بالنسبة لك، وأضافت فيلدنغ: "القيم أوسع، وتملي قرارات لحظة بلحظة". ويمكن لإدخال تعديلات بسيطة على نهجك ليتحول من مجرد هدف معين إلى آخر يحمل قيمة أعمق، أن يجعل استمرارية تلك العادة لديك أسهل بكثيرن وهناك المزيد من الأخبار الجيدة، فالعادات لا تتبع جدولا زمنيا محددا، لذا فلا تبدأ بالعد التنازلي بشأن المدة التي يحتاجها تكوين عادة ما.

فإذا كانت الفكرة هي فعل شيء باستمرار، فلا حاجة حتى للسؤال عن الوقت الذي سيستغرقه، فبعض العادات يستغرق سنوات فيما يستغرق البعض الآخر منها أياما، وذلك حسب قول غريتشن روبن، مؤلفة كتاب "أفضل من قبل: ما تعلمته حول تشكيل العادات وكسرها ـ للنوم أكثر، أقلع عن السكر، وقلل من التسويف، وعموما، ابن حياة أسعد"، وتقول روبن: "إن الأمر يعود للفرد في الواقع. فليس هناك صيغة معينة، ولكن الناس الناجحين حقا هم الناس الذين شكلوا عادات جيدة".

أن تكون لك عادة

ذلك أحد الأسباب التي تجعل فيلدنغ تمضي الكثير من الوقت لمعرفة أي العادات التي يريد شخص ما تنفيذها فعلا. وإلا، فقد تقول إنك تريد فعل شيء ما، ولكن إن لم يكن ذلك الشيء ما تريده فعلا، فمن غير المرجح أن تنجح فيه.

وتقول فيلدنغ: "الناس بطبيعتهم يميلون إلى القيام بفعل ما يشعرون أنه جيد، ولا يميلون إلى فعل ما يشعرون أنه سيء. فإن لم تستطع إيجاد سلوك تستمتع به، فعليك أن تجد طريقة ممتعة لفعله"، وقالت إن معظم الناس لا يقضي ما يكفي من الوقت في اختيار عادات يمكن الاستمتاع بها، وتكون سهلة التكرار على المدى الطويل، وبدلا من ذلك، يركزون على الأشياء التي يحبونها إلى حد ما، ويواجهون صعوبة في إيجاد حوافز للبدء فيها، فالفكرة هي إيجاد شيء ممتع حقا ويتعلق بعادتك المستقبلية.

على سبيل المثال، إذا أردت أن تجعل من القراءة أكثر هذا العام عادة بالنسبة لك، ولكن عينيك تؤلمانك بعد يوم طويل في المكتب، فإن جعل القراءة المتوالية عادة أمر قد يصعب إنجازه، ولكن قد تجد الاستماع إلى كتاب مسجل بالصوت أكثر متعة، حسب فيلدنغ. وإذا أردت حقا أن تجري بانتظام لأنك تشعر بتحسن عندما تفعل ذلك، ولكنك تجد أن الخروج بمفردك ممل جدا، إلى حد أنك تختلق الأعذار لعدم الخروج لممارسة الجري، فأحضر معك صديقا أو كلبا لتسهيل التمسك بتلك العادة.

عندما تشكلت لدي عادة الاعتماد على قائمة المهام، قررت أن أرسل نموذجا من تلك القائمة بالبريد الإلكتروني إلى صديقة لي، مما جعلها أكثر متعة لأنني كنت أتطلع إلى تشجيعها وردود فعلها، وبحسب فيلدنغ، عندما تبدأ في ذلك، لا تفعل الأشياء أكثر من اللازم أو بسرعة كبيرة جدا، لكن عليك التركيز على فعل الأشياء بشكل تدريجي حتى تتشكل عادة معينة لديك، فعلى سبيل المثال، أحيانا أتخطى العمل وفقا لقائمة المهام اليومية ليوم واحد خلال الفترات التي أشعر فيها بأنني منهك. ولكن من المفيد العلم أنني لم أفشل عندما لا أنجز كل ما لدي كل يوم.

هل تكافيء نفسك أم لا؟

يقترح بعض الخبراء أن تختار مكافأة قيمة لنفسك بمجرد تثبيت نهج ما. وتقول وود إن المكافآت يمكن أن تساعدك على تكوين عادة بشكل أسرع، لأنك تطور ارتباطات مختزلة لأي سلوك تنتهجه في سياق معين".

ويمكن للمكافأة أن تكون مجرد حدث طبيعي بعد الاستمرار في العادة (كالشعور بأنك أفضل حالا بعد ممارسة الرياضة)، أو مكافأة نفسك باستراحة لمدة 15 دقيقة إذا أمضيت الصباح كاملا دون اللهو على موقع فيسبوك مثلا.

لكن مسألة مكافأة الذات قد تأتي بنتائج عكسية أيضا، وبناء على بحث أعدته روبن، التي تتخذ من نيويورك مقرا لها، فإن العمل على مكافأة نفسك على عادة ما اكتسبتها قد يجعل المواظبة عليها أقل احتمالا.

وقالت: "مكافأة نفسك على عادة الأكل الصحي هي أن تواصل تناول الأكل الصحي. فكلما كافأت نفسك بغير ذلك، قوضت تشكيل تلك العادة لديك"، في حالتي، أدت القائمة اليومية للمهام التي أتبعها إلى تحقيق إنتاجية أفضل لدى، وهذه مكافأة في حد ذاتها، كما أنني أشعر بإنهاك أقل، وبإنجاز أكبر.

سبع طرق تساعدك على إنجاز عملك في أسرع وقت

توجد طريقتان للتخلص من أعباء العمل: إما بزيادة ساعات العمل لمدة أطول في اليوم الواحد، وهذا يعني أنه لن يتبقى لك وقت لهواياتك واهتماماتك الأخرى، أو باستغلال وقت العمل على النحو الأمثل وهنا بعض الحيل البسيطة التي تساعدك على تقصير دوام الشغل والعمل بكفاءة في الوقت ذاته:

- انتبه إلى كيفية إمضاء وقت عملك

تنتهي ساعات الدوام دون إنجاز الكثير من العمل. ووفقا لدراسة نقلها موقع كابيتال الإلكتروني فإن 17 في المائة فقط من الموظفين يتنبهون إلى تقييم ما قضوا فيه وقت دوامهم بالضبط. ومن المدهش المقارنة بين طول الفترة الزمنية التي يتم إمضاؤها في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والاجتماعات والمناقشات وبين المدة الزمنية التي يتم فيها إنجاز العمل الفعلي.

- خُذ فترات استراحة من العمل بانتظام من وقت إلى آخر

قد يبدو أن الاستراحة مضيعة للوقت وأن لها نتائج عكسية على وقت العمل، ولكن الأمر ليس كذلك. فقد برهنت الدراسات على أن العمل المتواصل دون انقطاع وبلا استراحة يفقد صاحبه الطاقة ويوقعه في فخ ارتكاب الأخطاء أثناء العمل. وبحسب دراسة من جامعة ولاية فلوريدا، لا ينبغي العمل لأكثر من 90 دقيقة متواصلة، بل ينبغي أخذ استراحة من الشغل يتم فيها المشي أو ممارسة الرياضة، فهذا يزيد من إنتاجية العمل.

- حدد لنفسك مواعيد نهائية لإنجاز العمل

يجب عدم العمل إلى ما لا نهاية. وإذا كنتَ تعمل على مشروع ما فقم بتقسيمه إلى أجزاء وحدد لكل قسم وقت إنجازه. فتحديد مواعيد لإنهاء العمل مع النظر إلى عقارب الساعة أو إلى عدّادها الرقمي يجعلك تشتغل بشكل أكثر تركيزا وأفضل إنتاجية.

- اتّبع قاعدة "الدقيقتين"

وهي قاعدة ابتكرها رجل الأعمال ستيف أولينسكي. وهي تعني إنجاز جميع المهام القصيرة -التي يتطلب استكمالها دقيقتين- على الفور ودون تأخير. وذلك لأن تأخيرها والتفكير فيها والانشغال بهمومها يستغرق وقتا أطول بكثير مما تستحق بالفعل.

- قُلْ "لا" لاجتماعات العمل الممكن الاستغناء عنها

اجتماعات العمل ولقاءاته غير المثمرة هي أكبر مضيعة لدوام العمل. ووفقا لإحدى الدراسات فإن الموظف يقضي ما معدله 31 ساعة كل شهر في اجتماعات غير منتجة. أما إذا دعت الحاجة إلى اجتماع عمل فينبغي على المجتمعين القيام بلقائهم وهم واقفون على أقدامهم!

- اِنسَ مبدأ "تعددية المهام"، أي القيام بأعمال عديدة بالتوازي في وقت واحد

مُخطئ من يعتقد بإمكانية عمل عدة أشياء بالتوازي في وقت واحد. ومن الواضح بالتأكيد أن من الأفضل القيام بالمهام كل واحدة تلو الأخرى وبشكل متسلسل بالتتابع، فهذا أكثر فعالية وإثمارا.

-الشعور بالارتياح أثناء العمل

النوم الجيد وكذلك توفير بيئة مريحة في مكان العمل - كوضع صورة شخصية أو شمعة أو باقة من الورود والنباتات الخضراء الجميلة على طاولة العمل- كل ذلك يُشعِر الموظف بالراحة أثناء الشغل ويزيد كثيرا من كفاءة العمل وإنتاجيته.

انقر لاضافة تعليق

مواضيع ذات صلة

1