|
الكتاب:151 فكرة سريعة لإدارة وقتك
المؤلف: روبرت ديتمر
الناشر: مكتبة جرير
الطبعة: الأولى 2008
تلخيص: حيدر الجراح-شبكة النبأ
شبكة النبأ: كل فكرة سريعة من الأفكار
الواردة بهذا الكتاب تم انتقاؤها بعناية وبحرص لمساعدتك بصورة مباشرة
أو غير مباشرة على أن تكتسب عملاء جددا وتحافظ عليهم وتبني علاقات جيدة
وتؤسس أي مشروع بنجاح..
كيف تستخدم هذا الكتاب؟
لا تحاول تطبيق الـ 151 فكرة معا في آن واحد لان بعضها قد لايكون
تطبيقه مناسبا في الوقت الحالي، استعرض كافة الافكار وانتق منها
الافكار التي قد تصنع فارقا سريعا في حياتك.. لاتقلق بشان بقية الافكار
فستعود اليها وتستعرضها بشكل دوري..ضع ملاحظات على افكارك مستعينا
بالعبارات التالية:
* تنفذ الان..
* عد اليها بعد ثلاثين يوما..
* اطرح هذه الفكرة على......
ادفع موظفيك ومرؤوسيك للمشاركة في انتقاء وتنفيذ هذه الافكار. ولا
تنس ان تثني على نجاحاتهم..
اعد قراءة هذا الكتاب كل 90 يوما وكلما تغيرت ظروف عملك فستجد
افكارا جديدة سوف تمد لك يد العون في ظل احتدام المنافسة في عملك..
وضع في اعتبارك ان كل الافكار الواردة في هذا الكتاب قد اثبتت
جدواها فيما يتعلق بالمشاريع التجارية وذلك من خلال تطبيقها في
الولايات المتحدة وفي جميع انحاء العالم.. لقد انتفع الكثبر بهذه
الافكار ولسوف تنتفع بها انت ايضا..
1 – البداية هي اصعب خطوة
قرر ان تبدأ بتقييم نمط حياتك.. استعرض جدول اعمالك اليومي ولن
تكتشف فقط مدى ازدحامه بل ستكتشف كذلك سبلا عديدة لتوفير الوقت والعناء..
2 – دوّن أعمالك
فكر في الاستعانة بهذا الإجراء البسيط فانه ليس اجراءا متكلفا ولا
يتطلب شيئا بعيدا عن متناولك بل انك سوف تتعلم منه الكثير..
3 – حدد مواطن الخلل
حينما تواجهك مشكلة ابحث لها عن حل..كل منا يستغرق وقتا اطول من
اللازم للقيام ببعض الانشطة، كل مافي الامر اننا لاندرك كيفية القيام
بهذا الامر في اقل وقت ممكن وباقل جهد ممكن ايضا.. والحل في تحديد
مواطن الخلل..
4- حدد اهدافا واضحة لعملك
حدد لنفسك اهدافا مهنية وحياتية ويشترط هنا ان تكون هذه الاهداف
اهدافك انت لا اهداف رئيسك او اهداف مؤسستك ثم اسع لتحقيق هذه الاهداف
في ضوء عملك الحالي..
5- دوّن اهدافك وغاياتك
دون اهدافك المهنية والحياتية في ضوء مهنتك الحالية واحفظها في مكان
يسهل عليك ان تعود اليه بشكل مطرد ربما بشكل شهري وقم بتحديث هذه
الاهداف كلما غيرت عملك..
6- ضع اهدافا محددة واستغل الوقت لتحقيقها..
استعن باهدافك التي حددتها في ضوء مهنتك الحالية وحدد الوقت الذي
سوف تنجز فيه هذه الاهداف.. قد يكون هذا الوقت خلال ساعات العمل او في
غيرها او مزيج من الاثنين ولاتنس ان تضع خطة لاستخدام هذا الوقت بالشكل
الامثل..
7- ضع اهدافا يومية واخرى اسبوعية
ضع بعض الاهداف كل يوم وكل اسبوع بحيث تقودك هذه الاهداف التي قمت
بوضعها الى تحقيق اهدافك المهنية في الوقت المحدد وهذا سوف يضمن لك
تحقبق اهدافك..
8- ابدا يومك من الليلة التي تسبقه
بان تتهيء له بالشكل الذي تراه مناسبا وهكذا سوف تبدأ يومك نشيطا
ومتأهبا لانك لن تكون متاخرا عن جدولك اليومي..
9- لاتسوّف
تفكر في امر نفسك اذا ماكنت مسوفا ام لا.. اذا كنت كذلك فتوقف عن
هذا في الحال..
10- قانون باريتو
فيليفريدو باريتو رجل اقتصاد ايطالي ولقد لاحظ هذا الرجل ان نسبة 80
بالمائة من الثمار التي نجنيها من عملنا هي نتاج نسبة 20 بالمائة من
جهدنا.. ويخبرنا باريتو ان جهدا بنسبة 20 بالمائة فقط كفيل بتحقيق اقصى
ما يتمناه المرء في حياته..
11- مبادئ تحديد الأولويات
قم بتحديد اولوياتك بشكل دوري خاصة حين تعد قائمة بالاشياء التي
تريد القيام بها استخدم نظام الفئات الثلاث..
12- الفئة (أ)
حدد اولويات مهامك وواجباتك.. حدد الأشياء الأكثر أهمية التي يجب ان
تقوم بها.. ادر هذه الامور بحكمة واحرص على تنفيذها، انها امور في غاية
الاهمية..
13- الفئة (ب)
تفحص ما تبقى لديك من مهام بعد انتهائك من اعداد قائمة الفئة (أ)
استبعد المهام غير الملحة او التي لاينجم عن تاخير القيام بها اضرارا
جسيمة.. قد لاتتمخض اي ثمار عن هذه المهام او قد لاتكون مهمة لسبب او
لاخر ولكن مع هذا تبقى واجبة التنفيذ.. ادرج هذه المهام الخاصة بالفئة
(ب) في قائمة الاعمال التي ستنجزها..
14- الفئة (ج)
انتق تلك المهام غير المهمة وضعها في القائمة (ج) ضع القائمة في
مكان ما واستعرضها من حين لاخر لترى اذا ماكان اي من بنودها يمكن ان
يرتقي لقائمة اعلى.. اذا كان لديك وقت فراغ فحاول انجازها..
15 – دون مهامك كما تتلقاها
دوّن اية تعليمات شفوية او اية مهام تطلب منك شفاهة. ان هذا يوثق
معلوماتك ويدرج هذه المهام تلقائيا في قائمة الاعمال التي سوف تنجزها
ويمكنك من تتبع طريقك نحو النجاح..
16- حدد مواعيد نهائية لانجاز مهامك
ضع مواعيد نهائية لكل مهمة او مشروع انت بصدده..اجعل هذا الموعد
سابقا للموعد الفعلي بيوم او اثنين حتى تكون في النطاق الآمن حال حدوث
مشكلة ما..
17- قلل من التزامك واكثر من وقت فراغك
حاول بقدر الامكان ان تخصص جزءا من وقتك يوميا لاحتمال حدوث اي ظرف
طارئ في العمل او القيام بعمل غير متوقع ولسوف يتطلب منك هذا ان تكون
حازما في اتخاذ قراراتك وان تكون قادرا على قول لا او على قول فيما بعد..
18- احرص على ان تبقى رابحا
كلما فرغت من اداء مهمة او اتممت مشروعا قم بحذفه بشكل واضح من
قائمة اعمالك المقررة عليك..
19 – ضع قائمة بالمهام التي ينبغي عليك انجازها
ان استخدام مثل هذه القائمة سوف يساعدك على تحديد اولوياتك وسيرفع
من كفاءتك وسيوفر وقتك..
20 – استعن بقائمة المهام التي ينبغي عليك انجازها
ابدأ في استخدام قائمة مهامك بشكل يومي لكي تتحكم في وقتك وفي عملك..
21- اطلع الاخرين على قائمة مهامك
اجعل رؤية قائمة مهامك في متناول زملائك في العمل وبالاخص لرئيسك
ومن ثم يصبح الاخرين اكثر تفهما لاعبائك ولا يلقون عليك باعمالهم..
22- حدّث قائمة مهامك
ابق على قائمة مهامك حديثة دائما وزود رئيسك في العمل بنسخة منها..
23- رتب مكان عملك: بشكل عام
افحص مكان عملك لكي تحدد اذا كان هذا المكان مرتبا بشكل يمنحك
التفوق اذا لم يكن كذلك فاعد ترتيبه..
24- رتب مكان عملك: سطح مكتبك
الق نظرة على سطح مكتبك هل تسوده العشوائية؟ هل هو غير مرتب؟ هل
تتناثر عليه الاوراق يمينا ويسارا؟ قم بترتيبه، غير سطح مكتبك..
25- رتب مكان عملك: الملفات الورقية
رتب ملفاتك الورقية استخدم مغلفا ورقيا وابتكر نظاما يصلح لك..
26- رتب مكان عملك: حافظات اوراقك
هذا النظام بسيط وسهل في وضعه واستخدامه جربه وسوف تجده موفرا لوقتك..
27 - رتب مكان عملك:ملفاتك الالكترونية
انشئ حافظات وملفات لمهامك ومشروعاتك وضع الحديث منها على سطح مكتب
الكومبيوتر الخاص بك لكي تتمكن من استرجاعها بسرعة..
28- رتب مكان عملك:بيانات الاتصال
انشئ دفتر عناوين الكتروني، جهز صيغة ذات خانات خاصة ببيانات من
ترغب في الاتصال به واستخدمها وبمجرد انشائها سوف توفر لك المزيد من
الوقت يوميا كلما احتجت الى تلك المعلومات وتذكر ان تحرص على تحديثها..
29- رتب مكان عملك:انتق ملفاتك
لاتترك ملفاتك تتراكم حتى تطمرك تحتها انتق المفيد منها وتخلص من
عديم النفع منها بشكل دوري مرة كل شهر او كل اربعة اشهر..
30- احسن التعامل مع بريدك
ان توزيع البريد يتم طوال اليوم في معظم المؤسسات اجعل ميعاد تسلمك
للبريد مناسبا لجدول اعمالك لاتدع هذه الامور تشتت تفكيرك في العمل..
31- استخدم ملفا آجلا
انشئ لنفسك ملفا اجلا وقم بتفقده كل يوم وتذكر انه لن يفيدك الا اذا
استخدمته يوميا..
32- اجعل لنفسك جدول اعمال واحدا
ضع جدولا يوميا لنفسك تكتب فيه كل المهام التي انت مكلف بها
ومواعيدها بالاضافة الى اي اجتماعات او مقابلات يجب ان تحضرها..
33- علام تبقي ومم تتخلص؟
قم بجرد محتويات المكان الذي تعمل فيه.. رتبه تخلص من الاغراض
القديمة قم بتخزين الاغراض التي تستخدمها ضع اي شيء اخر لاتستخدمه وتظن
انك سوف تحتاجه فيما بعد في مكان ما بحيث لايكون عائقا في طريقك..
34- ماذا تفعل بمسودات المستندات؟
ابدا اليوم في اتباع سياسة جديدة لتخزين مسودات المستندات.. قم
بتخزينها بعد استخدام النسخة النهائية او الموافقة عليها..
35- نظم مالديك من بطاقات شخصية
اختر حلا مناسبا لك واستخدمه ان افضل الحلول المتاحة هو انشاء قاعدة
بيانات والافضل ان تكون قاعدة بيانات اتصالات..
36- كن على علم بافضل الساعات التي تعمل فيها
تفقد عملك اليومي بعض الشيء وحدد الساعات التي تكون فيها اكثر كفاءة
ثم خطط لاهم الاعمال التي تقوم بها لكي تنجزها في هذا الوقت من اليوم..
37- حدد المواعيد المهمة في الساعات التي تكون فيها اكثر كفاءة
رتب لاجتماعاتك ومقابلاتك ومكالماتك الهاتفية المهمة لتصادف الساعات
التي تكون فيها نشيطا.. صحيح ان هذا لايكون دائما ممكنا ولكن حاول ان
تنجزه بقدر استطاعتك..
38- اجمع بين المهام المتشابهة
اجمع بين المهام المتشابهة وانجزها معا خلال اليوم الواحد او
الاسبوع الواحد سوف تجد نفسك اكثر كفاءة وافضل استغلالا للوقت وسوف
يتحسن انتاجك كذلك لانك سوف تكون اكثر تركيزا..
39 – ضع حاجزا مانعا..
عندما تقوم بالتخطيط ليومك كما يتعين عليك احرص على ان تحيط الاوقات
التي تكون فيها في اوج نشاطك بحاجز مانع عندما تقوم بحمايتها سوف تصبح
اكثر انتاجا وسوف ترجع الى بيتك في ميعادك بالضبط..
40 - ادرأ الامور الطارئة كل يوم..
في كل يوم نحّ بعض الوقت جانبا للتعامل مع الامور غير المخطط لها
قدر هذا الوقت وحدده من خلال خبرتك الشخصية ولكن دائما خطط للامور غير
المتوقعة..
41 – التخطيط: عملية من خمس خطوات
ابدأ من هذه الليلة ضع جدولا لاعمالك غدا والتزم به..
42 – التخطيط: خطوة 1
حدد الوقت المتاح لك وارفض كل الامور التي قد تعيق انتاجك مثل
الاجتماعات..
43- التخطيط: الخطوة 2
حدد المهام الاكثر اهمية وقدر الوقت اللازم لها ثم سجل هذا الوقت في
جدول اعمالك..
44- التخطيط: الخطوة 3
حدد في جدول اعمالك المهام الدورية المعتادة الخاصة بك حتى تنجزها
في موعدها هي ايضا..
45- التخطيط: الخطوة 4
خصص بعض الوقت للامور الطارئة
46- التخطيط: الخطوة 5
واخيرا اكمل جدولك بتخصيص بعض الوقت الخاص بك سواء كان شخصيا ام
مهنيا الا تجد وقتا لهذا؟ اوجد هذا الوقت باي وسيلة كانت..
47- استخدم تقويما الكترونيا
ابحث عن برنامج تقويم الكتروني يصلح لجهاز الكومبيوتر الخاص بك اختر
اي برنامج يروق لك واستخدمه في وضع جدول مهامك..
48- استفد من تقويمك الالكتروني
استخدم التقويم الالكتروني وارجع اليه وحدثه واستخدم وظائفه استخدم
كذلك (حافظ البيانات الشخصي) ولكن مع الحرص على ان تنقل اليه كل
البيانات الموجودة على جهاز الكومبيوتر الخاص بك..
49- احضر الاجتماعات الخارجية
خطط للاجتماعات الخارجية بدقة، احسب الوقت الذي يستغرقه الاجتماع
مضافا اليه الوقت الذي يستغرقه التحضير اليه والوقت اللازم للانتقال
الى مكان انعقاده..
50- قلل من المقاطعات التي تحدث لك: حدد ساعات تواجدك بالمكتب
خصص بعض الساعات التي تقضيها في المكتب للزوار والمهام التنسيقية مع
زملائك الاخرين ثم اعلم الاخرين بهذه الساعات حتى يلتزموا بها..
51- ثاني اكبر مضيع للوقت
ان ثاني اكبر مضيع للوقت هي وسائل الاتصال بل يمكن ان نقول ان
استخدامنا لوسائل الاتصال على نحو غير ضروري وغير فعال ومستهلك للوقت
بشكل كبير.. اننا نقضي الكثبر من الوفت في التحدث مع الاخرين وكتابة
الملاحظات وكتابة وارسال البريد الالكتروني وارسال رسائل البريد الصوتي
لبعضنا البعض وما الى ذلك..
52- تعامل مع بريدك الصوتي
اطلب من الناس ان يرسلوا لك رسائل عبر البريد الالكتروني بدلا من ان
يتركوا لك رسائل على البريد الصوتي.. استخدم خاصية عدم الازعاج في
هاتفك لكي تغنم بعض الوقت الثمين..
53- رسائلك الصوتية
اجعل الرسالة التي تضعها على جهاز الرد الالي تحاكي رسالتي شجع
المتصل على الكلام ولكن اطلب منه الاختصار والتركيز على الموضوع..
54- استخدم بريدك الصوتي في انتقاء الكلمات الواردة
جرب هذه الوسيلة لاسبوع واحد، اذا أحسست بالارتياح لها استمر في
استخدامها والا فعد الى طريقتك القديمة.. ربما كانت خاصية عدم الازعاج
افضل بالنسبة لك..
55- استخدم خاصية اظهار هوية المتصل بفاعلية
سجل على هاتفك ارقام جميع الاشخاص الذين يتصلون بك بانتظام.. نعم
سوف يستغرق هذا بعض الوقت ولكنه سوف يسمح لك لاحقا بالتحكم في مكالماتك
وتحديد اي المكالمات ترغب في الرد عليها في الحال وايها تريد تحويله
الى البريد الصوتي كي ترد عليه في وقت لاحق..
56- احسن التعامل مع مكالماتك الواردة
في المرة القادمة التي يهاتفك فيها شخص ما ويبدا في الثرثرة معك
بدون موضوع محدد جرب ان ترد عليه بشكل قريب الى هذه الصيغة (اسف
للمقاطعة ولكن دعنا نلتقي في يوم ما ونتحدث عن هذه الامور انني مشغول
للغاية بالعمل في مشروع اقترب موعده النهائي كيف استطيع ان اخدمك؟ نعم
ان هذا يبدو فظا بعض الشيء ولكنه سيلزم المتصل بالتحدث في الموضوع
وسيجعلك تعود للعمل باسرع وقت..
57- احسن التعامل مع مكالماتك الصادرة
في المرة القادمة التي ترغب فيها في اجراء مكالمة بهدف التنسيق
لمهمة ما اخرج كل المعلومات التي تتوافر لديك واستعرضها ودون بعض
الملاحظات السريعة حول الاهداف التي ترمي اليها من هذه المحادثة..
58- احتفظ بسجلات مكتوبة لمكالماتك الهاتفية
امسك بمفكرة او بدفتر صغير في يدك كي تسجل كل القرارات والمعلومات
التي تم الاتفاق عليها خلال المكالمة اكتب هذه القرارات بدقة ووضوح
ولكن بايجاز ثم ادرج هذه الملاحظات ضمن مستندات المشروع..
59- التحدث اسرع من تدوين الملاحظات
تحدث مع موظفيك ولا تكتب لهم الملاحظات فهذا سيزيد ايضا من تفاعلك
معهم..
60- تعامل مع بريدك الوارد
اترك البريد لنهاية اليوم وبعد ان تكمل عملك تماما او حتى تكتفي من
العمل ان تفحص البريد يكون من الاشياء التي يستحب ان تنهي بها عملك
واذا كان في هذا البريد مايجب ان تعتني به فسوف تكون قادرا ان تخصص له
وقتا في جدول اعمال اليوم التالي بهذا لن يقاطع تفحص البريد عملك
اليومي..
61 – تعامل مع بريدك الالكتروني في الوقت المناسب
اتبع واحدا من هذه الاقتراحات او استخدم خاصية المساعدة في برنامج
البريد الالكتروني الذي تستخدمه اذا لم تكن تعرف كيف تنفذ هذه
الاشياء..
62- اكتب رسائلك الالكترونية باختصار
جرب كتابة رسائل الكترونية قصيرة.. اكتب ملاحظة على ورقة صغيرة
وعلقها على شاشة جهاز الكومبيوتر الخاص بك..
63- تعامل مع بريدك الالكتروني: الملفات
حدد نظام التصنيف (العناوين) الذي يناسبك ثم ضع نظاما لرسائلك
الواردة او ربما الصادرة، هيء هذا النظام ثم استخدمه دوما..
64- تعامل مع بريدك الالكتروني: تغلب على البريد الجماعي
اذا كنت لاتستخدم برنامجا مضادا للفيروسات في تشغيل جهازك قم
باستخدام احد هذه البرامج ثم شغل خاصية حذف البريد الجماعي حتى يقوم
برنامجك بحذف هذا البريد تلقائيا..
65- البريد الالكتروني: اغلق الباب بوجه المازحين
حدد الاشخاص الذين يرسلون لك هذا النوع من الرسائل.. وأطلب منهم ان
يقللوا منها ولا يرسلوا لك الا الرسائل التي تكون غاية في التميز،
الرسائل الممتازة فقط..
66- بريدك الالكتروني: نظم حافظات رسائلك..
قم بتنظيم حافظات رسائلك بحيث تكون اكثرها استخداما في اعلى القائمة
واقلها استخداما في اسفل القائمة وقم بتعديل هذا النظام كلما دعت
الحاجة الى ذلك..
67- - بريدك الالكتروني: اكتب عناوين واضحة ومباشرة لعناوينك
الالكترونية
احرص على كتابة عناوين واضحة وعملية لرسائلك الالكترونية وشجع
الاخرين على عمل هذا ايضا. بهذا الشكل سوف توفر وقتا وكذلك سوف تجري
اعمالك المهمة بشكل اسرع..
68- اجعل من خاصية النسخ واللصق اهم حلفائك
راجع البرامج التي توفر لك التعليمات الخاصة باستخدام الكومبيوتر
لكي تعرف كيفية النسخ واللصق..بل تستطيع كذلك ان تتعرف على المفاتيح
الموجودة في لوحة المفاتيح التي تسهل عليك النسخ واللصق..
69- تعامل مع الزيارات المكتبية
تعلم ان تقف اذا اردت تقصير هذه الزيارات المكتبية غير المخطط لها
مسبقا..اذا لم يضرك انقضاء بعض الوقت في هذه الزيارات من اجل الحفاظ
على علاقاتك الشخصية فلا باس بهذا على ان تقوم بهذا مع اشخاص معينين
فقط..
70- تعامل مع ملفاتك الورقية..
ضع نظاما خاصا لملفاتك بحيث تكون ملفاتك العاجلة في متناول يدك
بينما تكون الملفات الاجلة مخزنة بشكل جيد..
71- المجلات: اختر منها ماتريد وتخلص من الباقي..
تخلص من المجلات التي لاتحتاجها او لاتقراها..
72- استخدم ملفا لما تقرؤه..
خصص ملفا للامور التي تريد قراءتها ثم ضع لنفسك نظاما للقراءة..
اولا قم بقراءة الملف كل بضعة ايام ثم اطل من المدة الى اسبوع.. توصل
الى الافضل بالنسبة لك..
73- ضع قائمة بالاشخاص الذين تتصل بهم..
ضع قائمة رقمية يمكنك ان تحدثها باستمرار..
74- استخدم حافظ بيانات شخصي
75- استغل التكنولوجيا في توفير الوقت وليس في استغلال المزيد من
الوقت..
قاوم اغراء شراء احدث الاجهزة وافضلها انتظر حتى تثبت فاعليتها
بالطبع..
76- حدّث البرامج التي تستخدمها
قم بفحص البرامج التي تستخدمها بشكل دوري حتى ترى اذا ماكانت برامج
قديمة وتحتاج الى تحديث..واذا كان هذا هو الحال فقم على الفور بالبحث
عن برامج احدث.. وسوف تجد هذه البرامج الحديثة تحتوي على امكانيات
قادرة على توفير وقتك قم بعمل التحديث كلما استدعى الامر..
77- اجعل سطح مكتب جهاز الكومبيوتر الخاص بك نظيفا
انظر في ارجاء سطح المكتب الخاص بك تخلص من اي شيء لافائدة منه يزحم
سطح المكتب ويصعب عليك العثور على اي شيء.. قم بهذه العملية بشكل
اسبوعي..
78- ضع نظاما جيدا لتخزين ملفاتك
تحقق من نظام تخزين ملفاتك الحالي واشرع في انشاء واحد من تلك
الملفات اذا كنت لاتمتلك نظاما من الاساس اعد تنظيم ملفاتك بشكل منطقي
حتى تستطيع ان تعثر عليها بسرعة ويسر انشئ هذا النظام وسوف توفر الوقت
في العثور على ملفاتك وفتحها..
79- تاكد من ان جهاز الكومبيوتر الخاص بك يعمل بسرعة مناسبة
حدد موعدا كل شهر لتفحص جهاز الكومبيوتر ان هذا الامر قد يستغرق بعض
الوقت..لهذا فيستحسن ان تخصص له ليلة كاملة او اجازة نهاية الاسبوع
باكملها..
80- احرص على ان تكون شبكة المعلومات الخاصة بك سريعة
اختر افضل الوسائل التي تستطيع ان تتصل بالشبكة الدولية من خلالها
والخياران المتاحان امامك هما ال dsl والخدمة التي تحصل عليها عن طريق
الكابل فاذا كنت تستخدم الكابل بالفعل فهو الاسهل والاسرع واما اذا لم
تكن تستخدمه فيمكن لشركة الهاتف التي تتعامل معها ان توفر لك اتصالا عن
طريق ال dsl والذي قد يكون ابطا بعض الشيء بسعر معقول..
81- حماية جهازك من الفيروسات امر مفروغ منه...
اذا كنت تستخدم برنامج حماية ضد الفيروسات فهذا امر جيد تأكد من ان
اشتراكك فيه لا يزال ساريا والا فاحصل على برنامج اخر بسرعة
ان خطورة عدم استخدام برامج حماية ضد الفيروسات تكمن في توقيت اصابة
جهازك بالفيروسات، ان الدخول على الانترنيت بدون برنامج حماية كالقيادة
دون ربط الحزام.
82- المزيد من حافضات البيانات الشخصية...
فكر في حافضات البيانات الشخصية تلك واعرف انواعها واثمانها ثم انتق
منها ما يناسبك احرص على تحديث البيانات الموجودة بها كلما حدثتها على
جهاز الكمبيوتر وهي نقطة في غاية الاهمية واصطحبه معك اينما ذهبت..
هذه الاشياء تتيح لك استغلال الوقت خارج المكتب وبدونها لن تكون على
القدر المطلوب من الكفاءة.
83- الهاتف النقال...
اذا لم تكن تمتلك هاتفا نقالا فاقتن واحدا الان اذا كان خاصا بالعمل
فقط فسوف تدخل تكلفته ضمن تكاليف العمل وتخصم من ضرائبك، عليك ان
تستفيد من مزايا هذا الجهاز وتنجز اكبر قدر من الاعمال عندما تكون خارج
المكتب وكذلك استفد من الوقت الذي توفره من خلال استخدام الهاتف
النقال..
برغم ان الهاتف النقال سوف يوفر وقتك ويزيد كفاءتك ويسهل الوصول
اليك الا انه قد يستولى على حياتك فلا تسمح له بهذا.
84- من يعرف رقم هاتفك النقال؟..
قم باستعراض الأشخاص الذين يعرفون رقم هاتفك المحمول قم بتقليص
اعداد هؤلاء الناس حتى تتحكم في عدد المكالمات الواردة اليك وليس
العكس..
انك قد تهدر الكثير من الوقت في الرد على مكالمات تردك من اناس لا
تريد ان تتحدث معهم في اوقات تحتاج فيها الى التركيز في مهام اخرى لابد
ان تكون انت من يتحكم بالهاتف وليس الاخرون..
85- اضبط هاتفك النقال على وضع الاهتزاز..
اضبط هاتفك النقال على وضع الاهتزاز واجعل هذا الوضع هو الوضع الذي
تستخدمه دائما إلا إذا كنت في موقف تحتاج فيه لان تسمع رنين الهاتف
واذا كنت مشغولا دع المكالمات الواردة تتحول الى البريد الصوتي وتجاهل
اهتزاز الهاتف حافظ على تركيزك على المهمة التي بين يديك.
ان الهواتف النقالة رائعة وتروقني كثيرا الا انني احب ان اكون انا
من يقرر متى ارد على الهاتف لا ان ادع القرار بيد المتصل انك قد تهدر
الوقت بردك على كل المكالمات وقت ورودها اليك.
86- استخدم البلوتوث..
اذا كنت تستخدم الهاتف النقال كثيرا في عملك ابحث عن نوع مزود
بخاصية البلوتوث فسوف تستطيع من خلال هذه الخاصية ان توفر وقتك بأن
تمنحك المزيد من الحرية في اجراء المكالمات ومعظم السيارات في هذه
الايام مزودة بهذه الخاصية وهكذا يمكنك توصيل هاتفك بنظام الصوت في
السيارة حتى لا تضطر الى الامساك به..
(لمزيد من الامان).
تذكر التالي: على الرغم من ان هذه الاجهزة تتمتع بمزايا توفير الوقت
والاستخدام العملي الا انك حينما تستخدمها لابد ان تكون واعيا بمن هم
حولك ممن يستمعون الى حديثك.
87- هل تناسبك الرسائل النصية؟
جرب استخدام الرسائل السريعة حتى تكشف اذا ما كنت تستفيد منها وجرب
كذلك اكثر من نظام تشغيل واختر مايناسبك وناقش الفكرة مع زملائك بالعمل
لتتأكد انهم سيستخدمونها..
انني وزملائي نستخدم هذه الرسائل بينما نحن في المكتب وكذلك عندما
نكون خارجه انها توفر الكثير من الوقت عند استخدامها في التنسيق بيننا
او في تبادل المعلومات بسرعة.
88- امتلك طابعتك الخاصة.
قم بالتحقق من هذا الامر بنفسك واذا وصلت الى نفس النتيجة التي وصلت
اليها فقم بعرض البيانات التي تعضد هذه النتيجة على رئيسك في العمل
واقنعه بأن يوفر لك احدى طابعات الليزر زهيدة الثمن
ان امتلاكك لهذه الطابعة لن يوفر وقتك فقط وانما سوف يجنبك تجزئة
يومك وهكذا سوف يمكنك من التركيز فيما تقوم به ويقلل من تجوالك في
الاروقة.
89- تدرب على استخدام جهاز الكمبيوتر وكن اكثر كفاءة.
حدد البرنامج او البرنامجين اللذين تستخدمهما دائما في عملك وحدد
مستواك فيهما ثم اشترك في دورة تدريبية بهدف تحسين قدرتك على التعامل
مع هذين البرنامجين..
انك عندما تنفذ هذه الفكرة سوف توفر الكثير من الوقت على المدى
البعيد وستزداد معها قدرة وكفاءة وستغدو قادرا على القيام بما لا
يستطيع احد من زملائك في العمل ان يقوم به وقد تساعدك هذه الفكرة في
الحصول على ترقيتك المقبلة.
90- ثالث اكبر مضيع للوقت: عاهد نفسك الان على ان تسهم في حل مشكلة
اهدار الوقت في الاجتماعات لا ان تفاقم من حدتها..
اوضح احد الابحاث الذي اجري مؤخرا في جامعة " آيوا " ان حوالي 50%
من الوقت الذي يقضيه المرء في الاجتماعات يعتبر وقتا مهدرا فلابد لنا
اذن ان نتغلب على هذا الامر.
91- لا مفر منها لكنها قابلة لان تكون اكثر جدوى..
اجعل احد اهدافك ان تكون عضوا فعالا في اي اجتماع تحضره واستعن
بالفكرة التالية:لتحسين مهاراتك التي تستخدمها في الاجتماعات
ان خير وسيلة لمنع اهدار 50% من الوقت خلال اجتماعاتك هي ان تبدأ
بنفسك وستجد الاخرين يحذون حذوك.
92- تحديد افضل الاوقات لعقد الاجتماعات..
اذا كنت مسئولا عن تحديد مواعيدعقد الاجتماعات فأجعلها في الصباح
الباكر واذا لم تكن انت المسؤول عن هذا فحاول اقناع المسئولين بعقدها
في الصباح الباكر كي تتحقق الفائدة الكبرى من الاجتماعات في هذا الوقت
المناسب..
ان تغيير مواعيد الاجتماعات قد ثبت انه يحسن من كفاءة وجودة النتائج
التي يتوصل اليها المجتمعون..
93- ضع إطارا زمنيا لإنهاء الاجتماع...
حدد حيزا زمنيا للاجتماعات التي تعقدها واقترح حيزا زمنيا
للاجتماعات التي تشارك فيها بالحضور فقط..
في كل الاجتماعات التي نظمتها على مدار سنوات عديدة وجدت ان تحديد
حيز زمني للاجتماعات يؤدي إلى جعلها أكثر فائدة وكفاءة ويدفع المشاركين
في الاجتماع الى الانتهاء من مهامهم في وقت معقول دون أي إهدار للوقت
وهذه الاجتماعات تستغرق وقتا اقل من تلك الاجتماعات التي حضرتها والتي
لم تكن محددة الزمن..
94- ضع خطة محددة لاجتماعاتك...
استخدم خطة في اجتماعاتك وشجع الآخرين على استخدامها
العديد من الدراسات واحداها دراسة اجريت في جامعة (آيوا) تذكر ان
استخدام خطة عمل من اجل الاجتماعات تسهم في تقليص الفترة الزمنية
للاجتماع بنسبة 25% تقريبا..
95- قم بتحديد اوقات تنفيذ البنود الموجودة في خطة الاجتماع..
تأكد من أن كل بند من بنود الخطة له زمن محدد بدقة اذا كنت انت من
يعد الخطة فقم بذلك بنفسك اما اذا كان من يعدها شخص اخر فأقترح عليه ان
يقوم بهذا
اسوأ نهاية قد ينتهي بها اي اجتماع هي ان تبقى بنوده عالقة دون ان
يبت في امرها فعادة ما يكون هناك اناس يحتاجون لان يتم حسم هذه الامور
وتحديد حد زمني لتنفيذ البنود يجعل الاجتماعات اكثر فائدة ويحد من
الوقت المهدر ويساعد على انجاز العمل كاملا..
96- قم بتوزيع خطة الاجتماع مسبقا..
احرص على ان تضع خطة لجميع الاجتماعات التي تعقدها على ان تقوم
بتوزيعها قبل يومين من الاجتماع على الاقل واذا لم تكن انت منظم
الاجتماع فطالب بالحصول على خطة عمل مسبقا، قم بتشجيع منظم الاجتماع
على ان يقوم بهذا..
لا تنسى الدراسة التي اجرتها جامعة "آيوا" والتي ذكرت فيها ان توزيع
خطة العمل قبل الاجتماع بيومين يؤدي الى تقليص مدة الاجتماع بنسبة
25%..
97- درب نفسك على عقد الاجتماعات..
ابحث عن مصدر تستطيع من خلاله ان تتلقى تدريبا اضافيا على كيفية
ترؤس الاجتماعات الصغيرة ثم استفد من هذا التدريب لكي تعزز من مهاراتك
الادارية..
تذكر انك لم تولد وانت تمتلك هذه المهارات ولم تتعلمها كذلك في
المدرسة انها مهارات تكتسب ولهذا كما يقول احد اقربائي " فلتتدرب قليلا
"..
98- درب فريق عملك ومن تجتمع معهم على كيفية ادارة الاجتماعات
بكفاءة..
حاول ايجاد مدرب او حاول ان تهيئ لفريق عملك فرصة كي يتلقوا تدريبا
على كيفية المشاركة بشكل افضل في الاجتماعات المصغرة..
لا تخش ان تستثمر بعض الوقت بهدف توفير المزيد من الوقت اجعل فريقك
يحصل على بعض التدريب..
99- لا تحضر اي اجتماع الا اذا كنت مضطرا لهذا...
اتخذ قرارا بشأن حضورك الاجتماع من عدمه احيانا يكون قائما على
موضوع الاجتماع او على اشياء اخرى كثيرة قم بأتخاذ قرارات صائبة حول
الاجتماعات التي تحضرها
قد تكون فترة الساعة والنصف تلك التي تهدرها في اي اجتماع عديم
الجدوى هي الوقت الذي يمكن ان تواتيك فيه فكرة عظيمة....
100- اكبر مضيع للوقت...
قرر ان تتحكم في كيفية استهلاك الاخرين لوقتك من خلال التحكم في
الفرص التي تتاح امامهم للتفاعل معك وبمجرد حدوث هذا سوف تفيدك الافكار
التالية كثيرا
تحكم في وقتك وقلل من تأثير اكبر مضيع للوقت او تخلص منه تماما
وهكذا سوف تستطيع توفير ساعات كثيرة كل اسبوع.
101- اطلع الاخرين على اسلوب عملك...
حدد انسب الاوقات التي تتوافق مع عملك كل يوم وعندما تقوم بتحديد
هذا الامر فعليك ان تطلع الاخرين عليه واحيانا تكون افضل الطرق لعمل
هذا هي ان تعلق ورقة مكتوب عليها اوقات عملك خارج المكتب
سوف تندهش لمدى الوقت الذي تستطيع توفيره فقط عندما تمتلك زمام
الامور..
102- قم بتعديل اسلوبك كي يتوائم مع اسلوب رئيسك في العمل...
اكتشف اسلوب رئيسك في العمل ثم عدل من اسلوبك كي يتوائم معه وبمجرد
ان تقوم بهذا سوف تكتشف كمية الوقت الذي سوف توفره والمكاسب التي سوف
تحققها من هذا
لا تحاول ان تجعل رئيسك يتكيف مع اسلوبك في العمل فلن تجنى من وراء
ذلك فائدة وستهدر الوقت وستخسر في النهاية فالرئيس هو الرئيس انت من
يجب ان يتغير...
103- اوجد لنفسك مرشدا او مدربا..
اوجد مرشدك الخاص,لاتتسرع في اختيار الشخص المناسب وعندما تختاره
احرص على ان تلتقي به بشكل دائم كي تتحدث معه عن المشكلات والتحديات
التي تواجهك وما الى ذلك فهو قادر على ان يطلعك على السبل التي يمكنك
من خلالها ان تستغل وقتك بكفاءة اكبر
حقا ان الحكمة غالبا ما تكتسب من خلال الخبرة والتقدم في العمر
وتستطيع ان تقتبسها من الكبار..
104- تحكم في تفاعلاتك مع الاخرين..
تحكم في تفاعلاتك مع الاخرين وسوف تحد من الوقت الذي يتسرب من بين
يديك يوميا
لاتكن فظا او على نقيض الاخرين ولكن في نفس الوقت احرص على وقتك فهو
ملكك انت لا احد غيرك يستطيع ان يتحكم به..
105- جغرافية مكتبك..
الق نظرة على تنظيم مكتبك اذا استخدمت النصائح الواردة هنا سوف
تتمكن من تقليل الزيارات التي تحدث في مكتبك يمكن لبعض التغييرات
البسيطة في جغرافية مكتبك ان تحدث فارقا ضخما بشأن مدى حمايتك لوقتك من
هؤلاء الرفاق
" الذين يفاجئونك بالقدوم كي يثرثروا معك"..
106- موقع المكتب..
حاول ان تعيد تنظيم مكتبك او المكان الذي تعمل به كي تحمي وقتك بقدر
المستطاع اعد تنظيم مكتبك ولا تكن في مواجهة الباب
انظر لمكتبك كبيرا كان ام صغيرا على انه ساحة للقتال واذا استشرت اي
رجل عسكري فسوف يخبرك انه عليك ان تنظم ساحة القتال بما يتوافق مع
مصلحتك.
107- موقع المقعد..
قم بالتفكير مليا في مو قع مقعدك وفي انواع المقاعد تحكم في وضع
المقعد بحيث يكون في مصلحتك بأن تولى الباب ظهرك وان تجعل مقعد الضيوف
في وضع يصعب الوصول اليه ويكون غير مريح على الإطلاق.
ان هذا لا ينطوي على فظاظة في التعامل مع الآخرين وإنما هو تحكم في
وقتك فإذا ما أتاك شخص ما يحتاج بالفعل للحديث معك فكل ما عليك هو ان
تدعوه ليسحب مقعدا ليجلس عليه ويتحدث..
108- ما يجب ان تفعله حيال النوافذ..
اذا كنت تمتلك نافذة فهنيئا لك اجعلها عونا لك لا عامل تشتيت لذهنك
اذا لم يكن لديك نافذة فعليك ان تأسف لهذا
109- اثن الآخرين عن سرد القصص الملحمية..
حاول ان تبعد هؤلاء الذين يرغبون في زيارتك وقص قصصهم الملحمية على
مسامعك او اقصهم عنك..اثنه عند بدء سرده وسوف توفر الكثير من الوقت كل
اسبوع
احرص على الا تكون فظا او غليظا مع هذا الشخص وذكر نفسك ان تطلب منه
ان يستأنف رواية قصته لاحقا..عادة ما احاول ان اتذكر ان اطلب من هذا
الشخص ان يروي القصة اثناء الغداء او في نهاية اليوم حين لا اكون
مشغولا ان هذا يحافظ على علاقاتي المتينة مع رفاق العمل.
110- قف ووفر دقائق كثيرة..
تعلم ان تقف كي توفر الكثير من الدقائق على مدار اليوم فعندما يأتيك
الاخرون في زيارات غير متوقعة قف واجعلهم يقفون فتلك وسيلة مجدية
للحفاظ على وقتك
ان هذا التصرف قد يبدو فظا واحيانا يشعر الزائرون بهذه الفظاظة
بالفعل ولكن ليس من الضروري ان تبالغ فيه كل ما عليك هو ان تقف دون ان
تدعوهم للجلوس الا اذا كنت تريد ان تقضي بعض الوقت معهم..
111- تعلم ان تقول لا..
تعلم ان تقول لا.. قل لا للمهام التي لا يكون من المفترض بك ان
تنجزها قل للمهام الاضافية التي يريدك الاخرون ان تنجزها قل لا لانجاز
عمل الاخرين بدلا منهم كن دبلوماسيا ولكن تعلم ان تقول لا..
ان قول لا ليس مقصورا على الحياة العملية فجميع المهام الاضافية
التي تطلب منك مثل تدريب فريق كرة القدم او الاشتراك في احدى لجان
اتحاد ملاك العقار الذي تسكنه يجب ان تقيم بحذر طبقا لتناسبها مع
غاياتك الشخصية قل لا عندما يتعبن عليك هذا..
112- تعلم ان تفوّض الاخرين:اكتشف ما يستطيع فريقك ان يتولاه من
مهام..
عليك ان تحدد اي المهام يجب عليك ان تقوم بها بنفسك وايهما يستطيع
فريق عملك ان يضطلع بها بشكل افضل واكثر كفاءة ثم قم بتكليف فريقك بهذه
المهام واشرف عليهم لا تقم بها بنفسك..
عندما كنت مديرا صغيرا كان احد اصعب الامور التي واجهتني هو تعلم
كيفية تفويض المهام للاخرين ولكن ما ان استوعبت كيفية القيام بهذا
الامر حتى اصبحت حياتي اكثر تماشيا مع توقعاتي..
113- تعلم أن تفوض الآخرين: حدد إمكانيات وقدرات الآخرين..
قم بأجراء تقييم مناسب لاعضاء فريقك للوقوف على امكانياتهم وقدراتهم
وتمتلك بعدها الجسارة لكي توكل لهم المهام وفقا لهذا التقييم
لا تصر على فعل كل شيء بنفسك وإلا ستستنزف قواك وسوف تستهلك الكثير
من وقتك الشخصي..
114- تعلم ان تفوض الاخرين: درب فريقك على تولي المهام..
قم بتقييم فريق عملك وحدد نقاط ضعفهم ثم قم بتدريبهم على تخطى نقاط
الضعف هذه حتى يتسنى لك تكليفهم بهذه المهمات بالمستقبل
فكر في هذا الامر على انه استثمار سوف تستثمر بعضا من الوقت في
البداية كي تكسب الكثير منه لاحقا عندما يتقن موظفوك اداء مهامهم..
115- اعلم ان التسويف عادة سيئة واعمل على التخلص منها..
اعلم انك ان كنت مسوفا فسوف يكلفك هذا الكثير من الوقت وكلما كان
اكتشافك هذا مبكرا سوف تستطيع التعامل مع هذه المشكلة مبكرا
اشارت بعض الدراسات التي تناولت التسويف الى ان المهام التي يتم
تأجيل تنفيذها تستهلك ضعف الوقت الذي يتطلبه انجاز المهمة في وقتها
المحدد..
116- لا تؤجل انجاز مهامك ايها المتخاذل..
افعل شيئا حيال ما تقوم به من تسويف، افعله اليوم، افعله الان،
افعله فقط..
لن تستطيع حل المشكلة عند الاعتراف بها فقط صحيح ان الامر يختلف عن
ادمان المخدرات او اي من الرذائل الاخرى ولكنه سوف يسرق الوقت منك ومن
عائلتك وسوف يسبب لك شعورا بالتوتر لا داعي له بادر بمعالجة هذا الامر
على الفور..
117-اذا كانت هناك مهمة مطلوب انجازها في قائمة مهماتك فأنجزها..
استخدم قائمة المهام واجعلها تتحكم في تصرفاتك قم بتنفيذ ما بها
حرفيا وانجز المهمة تلو الاخرى دون ان تتداخل فيما بينها حتى تنتهي
منها جميعا ولا تسمح لنفسك بأن تتجاوز اي مهمة
يقول علماء النفس ان احيانا ما يكون الشئ الذي ينقص المسوفين كي
يكفوا عن تلك العادة هو نظام خارجي يفرض عليهم فيجبرهم على تنفيذ
مهامهم وقائمة المهام قادرة على ان تقوم بهذا الدور...
118- التزم بانجاز المهمة أو أوكلها إلى شخص آخر كي ينجزها..
اذا كلفت بعمل يفوق طاقتك وكانت لديك الامكانية لتفويض اخرين للقيام
به او بجزء منه فأفعل
تذكر انك مع هذا لا تزال مسؤولا عن انجاز العمل لذا ادرجه في قائمة
مهامك وتابع انجازه هذه الامور هي ما تجعل منك مديرا ناجحا..
119- هذه ليست وظيفتي يا عزيزي..
قم بتقييم هذه المواقف بعناية شديدة قبل ان تتسرع في اتخاذ قرار
معين فأحيانا يؤدي القيام بمثل هذه المهام غير المحببة الى النفس الى
فوائد اخرى..
احدى زميلاتي وجدت نفسها في موقف مشابه حين اسندت اليها مهمة لا تقع
في مجال اختصاصها ولكن بعد ان تروت في الامر بعض الشئ قررت ان تقوم
بهذه المهمة وبالفعل انجزتها على افضل وجه اتضح في النهاية ان هذه
المهمة كانت بمثابة اختبار لها ولقد نجحت في الاختبار ونتيجة لهذا لم
يمض وقت طويل حتى ترقت لمنصب اعلى..
120- تغلب على خوفك من المجهول..
لا تسمح لمخاوفك ايا كانت بأن تعوق طريقك لتحقيق النجاح
تذكر انك خلال ادائك لمثل هذه المهام فأنك اما تستفيد من الكثير من
الوقت او تخسر الكثير من الوقت او تضيع على نفسك الكثير من الوقت..
121- تغلب على مخاطر نقص المعلومات..
اقبل المهمة ثم اجمع ما يلزمك من معلومات عنها ثم انجزها انه امر
غاية في البساطة
لا تخف مما تجهله لاننا في القرن الواحد والعشرين اصبحنا نمتلك
مفاتيح شتى انواع المعارف والمعلومات وما عليك الا ان تسعى لامتلاكها..
122- ان لم يكن الامر يعنيك فأجعله يعنيك..
لا تتناس هذه المهام وتغفل عنها لانك لا تهتم بها فهذه المهام
كالاخبار السيئة كلما تأخرت كانت اقسى على النفس..
انك لست مضطرا لان تكون مهتما بالعمل كي تنجزه فكل ماعليك هو ان
تحفز نفسك للقيام بالامر فطوال الوقت التي تؤخر فيه انجاز المهمة تظل
قلقا بشأنها ومتوترآ بسببها وبهذا تضيع الكثير من الوقت..
123- اذا كانت المهمة لا تروق لك فأنجزها كي تزيلها عن طريقك..
كلما انجزت العمل بسرعة زال عن طريقك واختفى من حياتك هذا هو كل
مافي الامر
فكر في الامر كما لو انك تضرب رأسك في الجدار سيكون من الجيد ان
تتوقف وسيتوقف الالم حينها..
124- رتب لان تقوم بأكثر من رحلة مرة واحدة..
حاول ان تقوم برحلاتك مجتمعة سواء تلك التي في نفس مدينتك او التي
خارجها
لقد جربت هذه الطريقة في اكثر مناسبة فعندما انجزت مهمتين في رحلة
واحدة بدلا من القيام برحلتين وفر علي هذا حوالي 45 دقيقة ان هذا موفر
للوقت ولا شك..
125- استغل وقت السفر في التعلم..
احرص على ان تستخدم هذا الوقت الضائع في تعلم مهارات جديدة او
اكتساب المزيد من المعرفة اذا لم تتمكن من اصطحاب جهاز كمبيوتر صغير
فأحمل معك كتابآ متخصصا او مجلات مهنية وتأكد من ان وقتك سيكون اكثر
انتاجا..
ان فكرة ان السفر شاق ولا يتيح للمرء ان يستغله بشكل جيد هي محض
هراء انك تستطيع ان تكون منتجا في هذا الوقت بل ويتعين عليك هذا لا بد
من ذلك حتى وان لم تستطع اكتساب مهارات جديدة واكتفيت بتحسين مهاراتك
القائمة وان استطعت اكتساب مهارات جديدة فسيوفر هذا لك الوقت لاحقا..
126- استغل وقت السفر في إجراء اتصالاتك...
رتب لإجراء بعض الاتصالات خلال سفرك سواءا في ذهابك او في عودتك
ومرة اخرى اقول لك استغل هذا الوقت جيدا وسوف توفر الكثير من الوقت
لاحقا..
هذه الطريقة سوف توفر عليك إجراء المكالمات في مكتبك وسوف تتيح لك
وقتا لأداء مهام أخرى وبهذا سوف تتمكن من العودة الى بيتك في موعدك
بالضبط..
127- استغل وقت السفر كي تستريح..
عندما تكون مرهقا من الضغط الواقع عليك استغل وقت السفر كي تستريح
اذا كان وقتك يسمح بذلك استرخ وتخلص من التوتر افعل هذا وسوف تكون اكثر
استعدادا لعملك رغم ان هذا لن يوفر لك الوقت في الحال الا انه سوف يوفر
المزيد من الوقت فيما بعد حيث ستكون مستعدا لان تتعامل مع كل المهام
التي ستضطلع بها بعد ذلك..
128- استغل وقت السفر كي تكون مستعدا..
عندما تسافر جوا اصطحب معك كل الاوراق التي تحتاج اليها كي تستعد
لما انت مقبل عليه ثم قم بقراءتها في المطار او على متن الطائرة
ان هذا يوفر الكثير من الوقت الذي تمضيه في مكتبك ويمكنك استغلال
وقت سفرك افضل استغلال..
129- استغل الوقت الذي تقضيه في الطائرة كي تلحق بما فاتك..
احرص على ان تستغل وقت سفرك كي تنجز ما فاتك من المهام او ان تنجز
مهامك اللاحقة
هذه الطريقة ستوفر عليك وقتك لانها تسمح لك بالحصول على وقت كبير لا
يقاطعك فيه احد حيث تستطيع ان تستخدمه في انجاز ما فاتك من مهام او
مهام لاحقة..
130- استغل وقت السفر في القراءة..
اصطحب معك في اسفارك كل المواد التي تريد قراءتها واستغل وقتك في
الانتهاء منها لا تهدر وقتك في الجلوس والنظر من خلال النافذة..
انك تعلم انه لابد لك ان تقرأ كل هذه الاشياء في النهاية لذا
اصطحبها معك كي تقرأها خلال وقت سفرك مرة اخرى اقول لك ان هذا سيوفر
وقتا لاحقا..
131- حدد اهدافك الشخصية والعائلية..
عندما تحدد الاطار العام لاهدافك الحياتية سواء طويلة المدى منها او
قصيرة المدى احرص دائما على ان تحدد ايضا الاهداف التي تتعلق بشخصك
وعائلتك كي تستطيع التخطيط لوقتك وفقها..
اذا لم تضع هذه الامور في حسبانك فلن تنجزها ابدا لابد ان تدرجها في
خططك عندما تذهب لمستشار مالي سوف يطرح عليك ذات الاسئلة لذا فأبدأ من
الان..
132- احرص على ان تخصص بعض الوقت لتحقيق اهدافك الشخصية...
في كل يوم سل نفسك هذا السؤال هل هناك من بين المهام التي سأنجزها
اليوم ما يساعدني على تحقيق اهدافي الشخصية والعائلية؟؟
بالطبع لن تستطيع فعل هذا كل يوم ولكن المطلوب منك ان تسأل نفسك هذا
السؤال كل يوم حتى تستطيع ان تحقق هذه الاهداف تدريجيا..
133- خصص بعض الوقت للاسترخاء كل يوم..
خصص وقتا تسترخي فيه كل يوم ليس من المطلوب ان يكون وقتا طويلا بل
لا يجب ان يكون طويلا فبأمكان استراحة قصيرة ان تعيد النشاط لذهنك..
ان نتائج الدراسات واضحة اننا عندما نستريح لقليل من الوقت نعود
للعمل ونحن اكثر حماسا له ونكون ايضا اكثر كفاءة في انجازنا له..
134- خذ استراحات قصيرة..
خذ بعض استراحات قصيرة على مدار اليوم لا تجعل هذه الاستراحات طويلة
فخمس دقائق كافية واي نشاط تقوم به لا يتعلق بعملك سوف يفي بالغرض..
هذه الاستراحات سوف تنعش عقلك وتعيد له نشاطه ليكون جاهزا لمهامك
القادمة..
135- لا تحمّل نفسك مزيدا من اعباء العمل..
هيئ نفسك للعمل من 8 الى 10 ساعات يوميا ولا تزد عن هذا الحد الا في
الحالات الاستثنائية وحافظ على لياقتك دائما
حقا من الصعب ان تشاهد هؤلاء الاشخاص وهم يتسببون لانفسهم في مزيد
من التعب وان تعرف انهم في الغالب يعيدون اداء كل المهام التي انجزوها
في الساعات القليلة الاخيرة من عملهم وذلك لانهم انجزوها في بادئ الامر
دون الكفاءة المرجوة..
136- حدد مواعيد زيارتك لعيادات الاطباء..
خطط للذهاب للطبيب البشري وطبيب الاسنان قبل الموعد باسبوعين على
الاقل ادرج مواعيد زيارتهم على قائمة جدول اعمالك وبعد التخطيط لها على
نحو جيد يمكنك ان تتابع سير عملك بعد ذلك دون ان تحدث اية تجزئة
ليومك..
الذهاب الى عيادة طبيب الاسنان امر مؤسف في الواقع لكن لابد منه على
الاقل مرتين كل عام لذا خطط له سالفا لكي لا يتعارض مع جدولك اليومي
ومن ثم يصعب عليك انجاز المهام في هذا اليوم..
137- خطط للذهاب الى عيادات الاطباء في الصباح الباكر..
خطط لان يكون ذهابك الى عيادة الطبيب البشري وطبيب الاسنان في
الصباح الباكر او في اخر النهار..
ان اهم مافي الامر هنا هو عدم تجزئة يومك من جراء هذه المواعيد فلست
في حاجة الى ان تضطر الى وقف عملك لتفي بهذه المواعيد ثم تأتي لتستأنف
عملك مجددا..
138- التردد على المتجر اشتر كل ماتحتاجه جملة واحدة..
اشتري كافة الاغراض واستعد للعمل على مشروعك لاتبدأ في مشروع ما
بينما ينقصك شئ من اغراضه..
ان تجزئة مجهودك في العمل وفي الحياة اليومية يؤخر من انجاز المهام
ويستهلك مزيدا من الوقت ادخر وقتك واجعل كل ماتحتاج اليه في متناول
يديك..
139- رتب خزانة ثيابك..
رتب خزانة ثيابك وكن جاهزا لان تحصل على ماتريد سريعا وبكل سلاسة..
يبدو الامر سخيفا ولكنه سيدخر لك الوقت على مستوى اليوم والاسبوع
والشهر..
140- اقض حاجاتك جملة واحدة..
اجمع كافة مشاويرك واقضها مرة واحدة فلن تدخر بذلك الوقت فقط بل
ستزداد كفاءة وستسرع من وتيرة اعمالك..تستلزم هذه الاشياء تخطيطا لذا
خطط لها ووفر وقتك..
141- ضع نظاما تتعامل من خلاله مع صباح يومك..
ضع نظاما تتعامل من خلاله مع صباح يومك لكي لا يعترض احد طريق الاخر
سيختلف هذا النظام من شخص لاخر ولكن وجوده هو امر ضروري ليس فقط
لانه يجعلك تبدأ يومك على نحو جيد بل لانه ايضا يخلصك من كثير من
الضغط..
142- درب اسرتك على هذا النظام..
اجعل للجميع دورا في هذا النظام ودربهم عليه وتأكد من ان الجميع
مطلع على دوره ومدرك لسبب تقلده لهذا الدور
اجعل افراد الاسرة يفهمون ان تنظيم الخروج من المنزل كل صباح هو من
صميم مسؤليتهم..
143- كافئ نفسك..
ضع نظاما بسيطا تكافئ نفسك من خلاله لكي تعمل على زيادة كفائتك
وتستغل وقتك على افضل وجه
كنا نعمل من اجل الحصول على مكافأة ما قد تكون مكافأة بالاشادة او
الترقيه او رؤية النجاح وهذا النظام البسيط يتفق مع ميولنا الطبيعية
ونزعاتنا الفطرية فاشرع في استخدامه..
144- لا تغال في سعيك نحو الكمال..
قم بأداء الاشياء الروتينية على نحو دوري ولا تنفق اكثر من الوقت
اللازم في امور لا تتطلب ببساطة مزيدا من الوقت او الجهد
وفر وقتك للامور ذات الاولوية ولا تتوان في انجازها وكرس لها جل
مجهودك اما الامور الروتينية اليومية فلا تعطها سوى ماتحتاجه فقط من
مجهود ووقت تبلغ به حد الرضا في انجازها..
145- وسائل الاتصالات المنزلية هل انت مشغول بها للغاية؟..
تحكم في استخدام وسائل الاتصالات والترفيه في منزلك واستغل بعض
الوقت في القيام بأنشطة عائلية اخرى او في القيام ببعض الاعمال
المنزلية الروتينية او مداعبة زوجتك..
الوقت الذي يمضي لا يعود فأستغله بشئ من الحكمة..
146- التلفاز يسحب بساط الوقت من تحت قدميك..
قلل من الوقت الذي تقضيه امام التلفاز شاهد ما يلائمك من برامج
التلفاز النافعة وخصص الوقت الباقي للامور العائلية..
ان التلفاز يسرق وقتك بطريقة غير معقولة ومعظم مانشاهده لا يعدو الا
ان يكون مجرد تفاهات مردودها الايجابي ضئيل جدا لذا علينا فقط بمشاهدة
النافع من برامج التلفاز ونفعل شيئا مجديا الى جانب هذا..
147- حجّم من مشاهدة اولادك للتلفاز..
وفر لاولادك بعض البدائل للتلفاز وشجعهم على الانخراط في الاعمال
التعاونية البناءة..
تؤكد الابحاث على وجود علاقة بين الوقت الكبير الذي يستغرقه الاطفال
في متابعة التلفاز وبين احرازهم لدرجات ضعيفة في الامتحانات انها
بالفعل لمضيعة رهيبة لوقتهم الثمين في سنواتهم الاولى..
148- حجّم من دخول اولادك على الانترنت..
تحكم في دخول أولادك على الانترنت خذ بأيديهم إلى بر الأمان واجعلهم
يستغلون وقتهم بشيء من الحكمة
هل تلك الطريقة تدخر الوقت؟؟ نعم فلو كان لديك اطفال متيمون بالدخول
على الانترنت على حساب واجباتهم المدرسية فيجب عليك التدخل.. في هذه
الحالة يفضل ان تمنع اولادك من الوصول الى تلك المرحلة..
149- لا ترصد حركة استثماراتك التجارية يوميا..
لو كنت تستثمر اموالك عبر الانترنت فتحكم في رغبتك لرصد حركات
مشاريعك الاستثمارية كل 10 دقائق وركز على اداء مهامك
يهدر توم كثيرا من الوقت بهذه الطريقة ويمكنه في الحقيقة ان يدخر
ساعة من وقته المهدر من خلال الحد من استعراضه لاسعار الاسهم ليكن مثلا
هذا الرصد مرة في الصباح واخرى بعد الظهيرة..
150- حاول ان تعيش بالقرب من عملك..
لو كان بمقدورك الانتقال الى مكان قريب من عملك فلا تترد
من منا لا يريد ان يحظى بأكثر من ست ساعات ونصف شهريا؟
151- أدرج إجازتك في قائمة أعمالك واحرص على عدم تفويتها..
احصل على تلك الإجازات فستزيد من كفاءتك عندما تعود إلى عملك وستدخل
السرور على أسرتك بهذه الإجازات حيث سينالها بالتأكيد نصيب منها..
تم إجراء دراسة على هؤلاء الأشخاص الذين لا يحصلون على إجازات ووجد
إنهم لا يتمتعون بالكفاءة العالية ويحل بهم مزيد من التعب ويسهرون
لفترات متأخرة من الليل لأداء وظائف متعددة وذلك مقارنة بالآخرين فلا
تكن كهؤلاء.. |
