(إن عمرك وقتك الذي أنت فيه)(1). (إنما أنت عدد أيام، فكل يوم يمضي عليك يمضي ببعضك فخفّض في الطّلب وأجمل في المكتسب)(2).

(ما نقصت ساعة من دهرك إلا بقطعة من عمرك)(3).

(كن على عمرك أشحّ منك على درهمك ودينارك)(4).

(لو اعتبرت بما أضعت من ماضي عمرك لحفظت ما بقي)(5).

(إن المغبون من غبن عمره، وإن المغبوط من أنفذ عمره في طاعة ربّه)(6).

(إن ماضي عمرك أجل، وآتيه أمل، والوقت عمل)(7).

(إن اللّيل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما، ويأخذان منك فخذ منهما)(8).

(من أفنى عمره في غير ما ينجيه فقد اضاع مطلبه)(9).

(إعمل لكل يوم بما فيه ترشد)(10).

(الاشتغال بالفائت يضيع الوقت)(11).

(شرّ ما شغل به المرء وقته الفضول)(12).

(من اشتغل بغير المهمّ ضيّع الأهم)(13).

(احذروا ضياع الأعمار فيما لا يبقى لكم ففائتها لا يعود)(14).

(ليس شيء أعز من الكبريت الأحمر إلا ما بقي من عمر المؤمن)(15).

(من أحسن فيمـــا بقي من عمره، لم يؤاخـــذ بما مضى من ذنبه، ومن اساء فيما بـــقي من عمره أخذ بالأوّل والآخر)(16).

وقال الشاعر:

الدهر ساوَمَني عمري فقلتُ له          ما بعتُ عَمريَ بالدّنيا وما فيها
ثم اشـــتراهُ بتـــدريجٍ بلا ثمنٍ          تبَّتْ يدا صفقةٍ قد خابَ شاريها

(إن أوقاتك أجزاء عمرك فلا تنفد لك وقتاً إلا فيما ينجيك)(17).

(احفظ عمرك من التضييع له في غير العبادة والطاعات)(18).

(أبناء الأربعين زرعٌ قد دنا حصاده، أبناء الخمسين ماذا قدّمتم وماذا أخّرتم؟! أبناء الستين هلمّوا إلى الحساب لا عذر لكم، أبناء السّبعين عدّوا أنفسكم من الموتى)(19).

(أكثِرْ من الطهور يزيد الله في عمرك)(20).

(من حسُنَ برّه بأهل بيته زيد في عمره)(21).

(من سرّه أن يُبسط له في رزقه وينسأ له في أجله فليصل رحمه)(22).

(مروا شيعتنا بزيارة قبر الحسين بن علي(ع) فإن إتيانه يزيد في الـــرّزق، ويمدّ فــي العمر ويدفع مـــدافع السوء)(23).

(كان من دعاء علي بن الحسين(ع) في مكارم الأخلاق: وعمّرني ما كان عمري بذلة في طاعتك فإذا كان عمري مرتعاً للشيطان فاقبضني إليك...)(24).

أقول:

هذه بعض كلمات المعصومين(ع) عن العمر والوقت والزمان وهي تعكس أهمية استثمار العمر وتقسيمه في الطاعة والعمل الصالح وتحقيق المزيد من النجاحات.. وهو غيض من فيض في هذا..

ونحن لا نريد الموعظة هنا بمقدار ما نريد الإلفات إلى تنظيم العمر واستثماره في البعدين الديني والدنيوي.. ولا أظن الكثير منّا يغفل عن هذا إلا أن الذكرى أمر لابدّ منه لأن كثرة الانشغالات والابتلاءات قد تقود في بعض الأحيان إلى نسيان الأمور الأوليّة خصوصاً لأولئك الذين يصرفون جهودهم وينضحون عرقاً في بناء الأمّة وتقويم بنائها الحضاري والاجتماعي.. فنقول:

من الواضح أن مشاركة الآخرين في إنجاز المهمّات جزء مهم جدّاً في العمل الإداري لأنّه يوزع المهام فيوفّر لك الراحة اولاً ثم يشارك مجموعة من الطاقات الاختصاصية فهو يفيدك الاتقان الأفضل أيضا كما أنه يتصاعد في النمو والارتقاء في معادلة هندسية لأنّه يختصر مسافات كبيرة من النمو بوقت أقلّ وبالتالي فهو أيضا من أبرز العوامل في اختصار الوقت وتوفيره على العاملين..

لا شك أن هناك جملة من العوامل ينبغي لنا مراعاتها حتى نحظى بقصب السّبق في العمل أوفي الثقل والاعتبار وتجعلنا محطّ الاهتمام والتقدير ليس فقط عند المتعاملين معنا من الأصدقاء بل حتى عند الأطراف الأخرى يلخّصها البعض في:

1ـ إنجاز الأعمال في أوقاتها المحددة.

2ـ احترامنا للمواعيد والتزامنا بها.

3ـ مراعاتنا للآخرين عبر المداراة والاحترام والتعاون.

4ـ تكيّفنا مع ظروف العمل في الشدّة والرخاء.

5ـ الحفاظ على نسبة جيدة من التواصل مع الأفراد عبر اللقاءات أو الاتصالات ولكي تضمن الوقت اكثر حدّد قدراً من الوقت للقاءات وآخر للاتصالات مثلاً:

ثلاث دقائق لكل مكالمة وساعة أو ساعتين للقاءات.

ويضيف البعض نقطة هامّة هي الحفاظ على الثوابت لأن الرجال الثابتين على مبادئهم والملتزمين بما يعتقدون يجعلون الأطراف الأخرى على معرفة واطمئنان منهم ومن مواقفهم وبعكسهم اولئك الذين يتغيّرون وينطلقون من المصالح دائماً فإن من لا ثبات له لا يمكن الاطمئنان بما يقرّر وبماذا يفكّر وكيف يتصرّف وهذه مسألة جوهريّة قد يشعر بها الكثير منّا عندما يتعامل مع اناس مبدئيين أو مصلحيين فان صاحب المبدأ يحظى باحترام الجميع حتى اولئك الذين يختلفون معه في الرأي لأنّه صريح واضح وثابت.

أما الذي لا يلتزم بمبدأ في تعاملاته أو يكون مبدأه المصلحة فانه في الغالب يشعر بالهزيمة فتكون مواقفه مهزوزة لا ثبات لها ولا استقرار فيعاني منه اصدقاؤه فيرفضون مواقفه كما لا تثق به أطرافه الأخرى التي يودّ التعامل معها لأنه لم يثبت واقعيته مع أصدقائه فكيف يثبتها معهم. لذلك فان الشخص المبدئي قد يحصل على فرص جيدة من النجاحات في حين يخسرها المصلحي خصوصاً إذا شعر المتعاملون معه انهم يبذلون مقداراً كبيراً من الجهد والوقت دون أن يحصلوا على النتائج المتوقعة أو المطلوبة.

إذن.. لا غرابة في أن نقول أن أصحاب المبادئ يتمكنون من اغتنام الوقت والفرص المتاحة فيه اكثر بلحاظ النتائج المستقبلية وان تصور البعض أن المصلحة هي التي تحقق ذلك.. والتجربة الواقعية في هذا أفضل برهان.

وعلى أي حال.. حتى نحظى باهتمام الآخرين ونوفّر لأنفسنا فرصاً جيدّة للتفاعل الايجابي والتأثير ينبغي أن نلتزم بشرائط ذلك ومن أبرز هذه الشرائط هي مراجعة طرقنا في التعامل مع الوقت وكيف ننظم علاقاتنا مع الآخرين..

كم من الأعمال يمكن أن ننجزها في مشوار واحد إذا راعينا بعض الدقة مثل شراء الطعام أو الخضر والفواكه أو مراجعة دائرة البريد أو ايصال الطفل إلى المدرسة هذه الأعمال قد تنجز في ساعة واحدة إذا ابتدأنا من الأسرع ثم في الطريق ننجز الباقي..

والبعض قد يقطّع أوقاته فينجز كل واحدة في مشوار وهذا مضيعة للوقت وصرف للطاقة والجهد الأكبر.. لذا نراه متعباً مجهداً.

وكمثال آخر ذكره بعض العاملين حيث قال: قد تخصص ساعتين يومياً لشؤونك الخاصة مثلاً، إلا انك إذا خططت جيداً ستحصل على ساعة إضافية وذلك إذا جعلت ساعة لسماع الأخبار أو التمتع ببعض البرامج وأخرى لتناول طعام العشاء حيث يمكنك اختصارهما في ساعة واحدة؛ تسمع وتأكل ما دام الاستماع لا يضرّ بتناول الطعام.

حاول تغيير الطريق الذي تسلكه إلى العمل أو أي مشوار آخر إذ في الغالب توجد طرق أخرى أسرع وربّما افضل تستطيع اكتشافها إذا الغيت الرتابة في رواحك ومجيئك.. ولعلّ هذا أحد الحكم في كراهية اتخاذ طريق واحد في الرواح والمجيء في اليوم ففي الروايات الشريفة الحث على تغيير الطريق الذي سلكته صباحاً..

في بعض الأحيان يمكننا أن نستعين على إنجاز المهمّات بافراد نوظفهم لهذا العمل أو يمكن أن نستعين بشركات خدميّة توفر لنا المزيد من الوقت بقيامها بهذه الأدوار مثلاً: يمكن الاستعانة بالباص الخاص لإيصال الطفل إلى المدرسة كما يمكن الاستعانة بساعي البريد في ايصال الوثائق والرسائل بدلاً من افتتاح صندوق البريد. وكذا الاتفاق مع أصحاب محلاّت تتكفل بتأمين السلع والحاجيات وايصالها إلى البيت. ربّما جميع هذا غير ممكن لانه يتطلب المال الكثير أو قد لا تتوفر هذه الخدمات دائماً وهذا صحيح إلا أن استثمار المتوفر منها هو أيضا توفير جيد للوقت.

الكثير منا ربّما يجد صعوبة في ايجاد وقت الفراغ لأنه:

دائم الانكباب على إنجاز أعماله وهذه ظاهرة ليست صحيحة دائماً بل ينبغي أن نوفّر وقتاً نخصّصه لأنفسنا أيضا فإنا إن لم نفعل هذا لم نحظ بالاهتمام بأنفسنا ولا نحصل يوماً على وقت نجد فيه فرصة سانحة لذلك..

لأن العمل يلتهم أوقات الإنسان فإذا لم يستعص عليه أحياناً ليوفر لنفسه الراحة سيقع فريسته دائماً.. بينما نرى الآخرين يستمتعون بساعات حلوة وجميلة من حياتهم..

والخروج من هذه الأزمة بسيط وبوسعنا جميعاً تحقيقه وهو:

أن توفّر لك وقتاً من الفراغ لتنعم به وتستمتع بقسط من الراحة بعيداً عن عناء العمل المتواصل وضغوطاته، مثلاً يمكنك الوصول إليه إذا:

1ـ وضعت لنفسك عطلة اسبوعيّة والتزمت بها.

ـ ملأت فراغ العطلة بأعمال أخرى تغاير أعمالك اليومية بالمرّة مثل:

سفرة مع العائلة، إقامة مجلس، حضور احتفال، زيارة للمراقد المقدّسة أو السياحية، اصلاح ذات البين، الجلوس في البيت مع العائلة والأولاد، اصلاح بعض الآلات المنزلية، القيام بزراعة باحة المنزل أو الحضور في المسجد للقيام بالمزيد من النوافل وتلاوة آيات من الذكر الحكيم أو الأدعية. والى آخره. إن لوقت الراحة ووقت العمل أهميّة متكافئة في تشكيل شخصيتنا الإدارية وإظفائها بالتفاؤل والنشاط والفاعلية..

لأن الراحة تضفي عليك النشاط الجسدي والمعنوي وتزيد من قربك من عائلتك وأولادك وأقربائك وأصدقائك أيضا إن أعطيتهم مقداراً من وقتك ولعلّ هذا أيضا أحد الحكم في جعل الإسلام يوم الجمعة يوم عيد وحبّب فيه التوسعة على العيال كما يستحب فيه الغسل ولبس الملابس النظيفة أو الجديدة كما جعل ليوم الجمعة بعض الأعمال العباديّة والاجتماعية التي تقوّم حياتنا وتجعلها أفضل جسداً وروحاً.

إذن وقت الفراغ يساعدنا في إقامة علاقات شخصية واجتماعية جيدة ويعزز وجودنا في المجتمع. لذا لا تدع العمل المتواصل يسلب وقتك فيحرمك من تذوّق ثمرة جهودك كما يحرمك من الشعور بلذة العمل وبلذة الاستمتاع بالحياة الأسريّة والاجتماعية وهنا نذكّر بما ورد عن المعصومين(ع) في تقسيم الوقت حيث يقول الإمام الكاظم(ع): اجتهدوا في أن يكون زمانكم أربع ساعات ساعة لمناجاة الله وساعة لأمر المعاش وساعة لمعاشرة الاخوان والثقات الذين يعرّفونكم عيوبكم ويخلصون لكم في الباطن وساعة تخلون فيها للذّاتكم في غير محرّم وبهذه الساعة تقدرون على الثلاث ساعات(25).

إذن.. إذا شعرت بصعوبة الاستفادة من الوقت تمعّن بدقّة ورويّة وخذ بالطّرق التالية:

1ـ الاستفادة من الوقت لأنّه عامل اساسي بل ومعيار يحدّد مدى تقدّمك أو تراجعك فإذا عرفت بأنّك لا تملك الوقت دائماً ينبغي أن تعرف أنّك لم تتمكّن من السيطرة عليه أولاً ثم لم تتوصّل إلى كيفيّة الاستفادة منه.. فالذنب ليس ذنب الوقت بل ذنبك أنت.

2ـ الأولويّات.. وهذه نكرّرها عليك في اكثر من مرّة لأن التأكد منها دائماً يعطيك فرصاً كبيرة للنجاح إذ من لا يعرف أولوياته أو لا يلتزم بنظامها قد يجد نفسه أنه قام بأشياء كثيرة إلا أنه لا فائدة منها.. لذا حدّد أولوياتك أولاً ثم التزم بها ما أمكن.

3ـ تنظيمك الشخصي.. وهذا قد يتطلّب منك تغيير بعض عاداتك الشخصية طبعاً أن تغيير العادات - مثل التسوّق والأعمال المنزلية، والجلوس مع الأصدقاء والتدخين في الكازينو أو المقهى... الخ - ليس بالأمر السهل حتى أنه جاء في الروايات: (رد المعتاد عن عادته كالمعجز)(26) إلا أن المراقبة الدائمة لحياتنا اليومية في المنزل أو العمل توصلنا إلى طرق افضل لكسب الوقت.

ومن الواضح أن كل هذا يتطلّب منك التفكير والتخطيط المستمر..

إن التخطيط السليم والتقيّد ببرنامج عمل مدروس ومنظّم تراعي فيه الجدولة الزمنية مع الأهداف أمور أساسية تعطيك القدرة الأفضل على التحكم بالوقت حتى تجعله طوع إرادتك وأهدافك دون العكس.

ومن المؤسف جداً أن الذين يعتبرون التفكير والتخطيط عملاً حقيقياً قليلون مع أنه بمنزلة الرأس من الجسد لكل عمل ناجح.

وينبغي أن نعرف أخيراً أن الدنيا ليست بأيدينا خصوصاً وإنها دار امتحان واختبار وينبغي أن يجعلها الإنسان مدرسة للمزيد من التعلّم والارتقاء فقد نجد أن الرياح تسير ليس وفق ما نشتهي نحن فتقلب ما خطّطنا وتغيّر الأمور على عكس ما نريد وتارة تجري مثلما نحن نريد والمهم في كل هذا أن نحفظ تماسكنا دائماً ونتحلّى بالصبر والإرادة والتصميم لكي نجعل من التسامح طريقاً لنجاحات أكبر وأفضل بلا غرور أو ترهّل كما نجعل من الفشل تجارب جديدة ومنطلقاً جديداً للمزيد من العمل والتحدّيات وتذكّر دائماً مضمون الحديث الشريف:

(المؤمن أقوى من الجبل لأن الجبل ينال منه والمؤمن لا ينال منه)(27).

وهنا ملاحظة لعلّ من الضروري التنبيه لها وهي

مشاركة ليست فقط جزءاً مهماً منهم في نجاح العمل بل وفي تنظيم الوقت أيضا إلا أنها في بعض الأحيان تسبّب ضياع الوقت..

إن بعض المدراء الذين لديهم تزاحم في الانشغالات يفضّلون القيام بالأعمال وحدهم ليتأكدوا من صحّة اتمامها أو اتقانها ولكن مضار هذه الطريقة قد لا تبدو جلية في الوقت القريب إلا أنها ستبدو واضحة على المدى البعيد دون شك لأنها تحصر المهام في شخص واحد وبالتالي يصبح هذا الشخص هو المحور الحقيقي الذي تدور عليه رحى الأعمال فيتوقف العمل عليه وجوداً وعدماً.. هذا أولاً..

وثانياً: إنها طريقة تصيب الكيان الإداري بالعقم من حيث الكفاءات وتنمية الاستعدادات إذ أن الأفراد العاملين لابد لهم من تربية وترشيد وهذا لا يمكن للإدارة أن توفّره ما لم تقم بمهمة تفويض الأدوار ومشاركة الآخرين فيها، وفقدان الكفاءات من اكبر الثغرات التي يعاني منها كلّ تنظيم أو مؤسسة أو دولة لأنه يصيب الخطط بالعجز والأداء بالنواقص الكبيرة..

وثالثا: إنها طريقة من شأنها أن تصيب العاملين بالإحباط واليأس وفتور الهمة وانعدام الأمل وغياب الطموح إذ لا شك أن لكل فرد طموحاته وآماله فإن وجد لها طريقاً إلى التحقّق ازدادت مهمته وبذل اقصى ما بوسعه للوصول إليها وهو من شأنه أن يضفي على العمل المزيد من التقدم كما يضفي على نفسه المزيد من النمو.. وأما إذا انسدّت امامه الأبواب وفقد الأمل بالوصول إلى أغراضه وطموحاته من خلال عمله فأنه إما أن يلتجئ إلى عمل افضل فنخسره كطاقة وكفاءة أو ينتابه اليأس وفي أحسن فروضه سيكون آلة صمّاء تؤدّي دورها بلا حماسة ولا اندفاع.. وفي أسوء الظروف سيتبدّل إلى عنصر سلبي يعود على العمل والعاملين بالمزيد من المشاكل والأزمات وخطورة هذه الحالة مما لا تحتاج إلى توضيح.

إذن علينا أن نفكر دائماً بتدريب الأفراد على إنجاز المهمّات الصعبة وإشراكهم في أدوارنا العمليّة أو الفكرية والتخطيطية فإنّا في هذا نضمن كمّاً جيّداً من الكفاءات كما نحظى بكمٍّ وافر من الوقت يعيننا على تحقيق المزيد من الأهداف فضلاً عن الفرص السانحة للراحة والقيام بالأدوار الاجتماعية والشخصية المختلفة.

يجب أن نعترف سلفاً بأن ايجاد الفرد المناسب لتفويض الأدوار إليه عملية صعبة ولعلّ الأصعب منها عملية التفويض نفسها إلا أن هناك جملة من الإجراءات تعطينا المزيد من الاطمئنان بحسن الأداء بتوفيق ونجاح وفي الوقت المناسب، منها:

1) اختيارك للشخص المناسب الذي يتفق معك في الفكرة وهدفية العمل ويحب تنفيذ ما يتوجّب عليه لأن اختيار الفرد الذي يختلف معك في الفكرة أو في هدف العمل أو لا يحبّ التنفيذ من شأنه أن يفشل التفويض ويعود بالمهمّة ثانية عليك ليثقل كاهلك بمتابعتها أو لتبقى شاغرة دون متابع.

2) ينبغي أن نوفّر الامكانات المتاحة لترشيد المفوّض، ومن ذلك إعلامه بطبيعة مهمّته وطرق اتمامها والمدّة المحدّدة بالإضافة إلى تقديم المعلومات الكافية التي ترتبط بمهمّته.. وينبغي أن نراعي في هذه الصورة اعطائه قدراً من الاستقلال والاجتهاد في تنفيذ المهمّة وعدم التدخّل في شؤونه وخصوصاً الصغيرة منها. إن بعض المدراء ومن أجل الاسراع في ترشيد الأفراد مع ضمان افضل لاتقان الإنجاز يتخذون أحد طريقين:

الأول: حثّ الفرد على اتخاذ مشاورين له في إنجاز المهمة.

الثاني: فتح الطريق أمامه للاتصال بالأطراف الأعلى منه لترشيد فكرة أو تعديل أسلوب أو انضاج محاولة.. عند الضرورة أو الحاجة.

والأكثر انفتاحاً منهم يبنون انظمتهم الإدارية على اللامركزية وفتح أبواب الكل على الكل وبغض النظر عن صحة هذا الأسلوب أو سقمه من ناحية العموم أو الخصوص أو الغض عن بعض مساوئه إلا انهم بهذا يحظون بمستوى جيد من العلاقات والتماسك الداخلي في نفس الوقت الذي يضمنون فيه مستوى جيد من الانفتاح والرشد في اشراك الآخرين في إنجاز الأعمال فانهم في هذين الطريقين يقتحمون أبواب الصعود والرشد وتنمية الكفاءة لدى الفرد فيضمنون الأداء الأفضل في وقت قياسي.

الثالث: تحديد أولوية العمل المفوّض إليه وتوضيح أهميته بالقياس إلى غيره من الأعمال لأن هذا من شأنه أن يزيد الفرد حماساً ويرفع من مستوى القناعة في انجازه، وهنا ملاحظة قد تكون جديرة بالاهتمام وهي أن على المدير أن يظهر اهتمامه بالنتائج التي يحقّقها الفرد ويبحث معه المشاكل التي تواجهه في الطريق برعاية وتفاعل لأن هذا الاهتمام يشعره بأهمّية دوره وموقعيته الخاصّة في قلب مديره مما يزيد من ثقته بنفسه في الوقت الذي يزيده اندفاعاً للعمل من أجل إثبات كفائته أيضا فيكون بمستوى تلك الثقة وذلك الاحترام.

وهذا أمر له كامل الأهمية في نفوس الأفراد. هذا من جهة ومن جهة أخرى فان متابعة أزماته ومشاكله تجعلك تخوض معه في مناقشات وحوارات ميدانية فتزيد من كفائته ورؤيته للأمور في الوقت الذي تعلّمه بطريقة تفكيرك وأسلوبك في الأداء حتى يلتفت إليها في إنجاز المهمات ويجعلها معياراً لانجازاته ويسعى للتحفظ عليها فيكون أدائه كما تحب، إن المدراء الذين لا يستخدمون بعض هذه الطرق لن يحصلوا على النتائج المرجوّة في الغالب وبالتالي قد يجدون هبوطاً في مستوى الأداء لدى الأفراد فيضطرّون إلى إنجاز المهمّات بأنفسهم أو متابعتها في كل صغيرة وكبيرة حرصاً على العمل وهذا يثقل كاهلهم كما يفقد ثقة الأفراد بأنفسهم وفي الوقت نفسه يكونون قد ضيّعوا وقتاً مضاعفاً.. عليهم وعلى الآخرين.

إن العمل المشترك يختصر الزمان كثيراّ إذا خطّطنا له لأن العمل مع الآخرين يتطلّب منّا إدارة وقتنا ووقتهم معاً فعدم انتظامنا يضيّع وقتنا أولاً كما يضيّع أوقات الآخرين، كما أن احترامنا لوقت الآخرين يضمن احترامهم لوقتنا واهتمامهم به لذلك علينا أن نساعدهم في الاستفادة من كلا الوقتين بعد أن نكون نحن أيضا كذلك.

لا شك اننا بحاجة إلى مشاركة فعّالة من قبل الآخرين لانجاز المهمّات والمشاركة الفعّالة تساعدنا جميعاً في الاستفادة من الوقت إذ بدونها يسود الفردية وعدم التفاهم كما تعود علينا بالنتائج الأقل حظاً. ولكي نحظى بمشاركة فعّالة مع جهد ووقت أقلّ علينا مناقشة المواضيع التالية معهم أولاً وقبل كل شيء:

1) لماذا ستنجز هذه المهمّة أي رسم الهدف؟

2) ما المطلوب بالتحديد منّا أو منهم أي بالضّبط ما هو الهدف؟

3) تعيين الوقت المحدّد الذي يكفي لانجازها أي وضع السقف الزمني.

4) الأسلوب أو الطرق التي نسلكها لإنجازها.

5) افتح مجالاً للاستفسارات والاسئلة لأنك بهذا ستسد الطريق أمام الغموض أو عدم وضوح الفكرة لدى بعض الأفراد فأنت بهذا قد تمضي وقتاً قليلاً في إنجاز أكبر المهمّات وبعكسه قد تبذل وقتاً مضاعفاً وبالتالي لا تحصل إلا على الأقل..

لأنك مثلاً: إذا لم تطلع شركاءك على المهمّة والهدف مسبقاً وقبل كلّ شيء فقد تضطرّهم لمقاطعتك بالأسئلة أو كثرة الرجوع إليك من أجل حل الاستفسارات. وفي أحسن الأحوال ستكون النتائج وفق ما هم فهموه لا وفق ما أنت خطّطت له أو أردته.

وقليل من الأفراد يؤدّون واجباتهم بشكل صحيح وبطريقة متقنة اعتماداً على كفاءاتهم الذاتية أو نبوغهم الشخصي.

كما أن القليل من الأفراد يجدون الوقت والحماس الكافيين لإعادة الإنجاز مرة أو مرّتين. لذا تدارك كل هذا بمشاركتهم في الرأي والحوار قبل كل شيء واحصل على النتائج الأفضل.

إذن مساعدة الآخرين في الاستفادة من وقتك جزء اساسي من إدارته جيداً كما أن تفويضهم بأعمال معينة والتأكد من فهمهم لما عليهم القيام به يساعد على استثمار الوقت بشكل جيد أولاً ثم المحافظة عليه ثانياً، وعندما توكل إليك مهمة، استوضح ما المطلوب بالضبط فقد يتلكأ الآخرون في اطلاعك على التفاصيل أولا يشعرون بضرورتها فتضيّع وقتك في إنجاز الأمور الناقصة أو الخاطئة والألم الذي سينتابك إذا عرفت بسوء الأداء فضيع لذا عليك أن تتأكد دوماً أنك فهمت ما طلب منك وبهذه الطريقة تضمن نجاحات متكرّرة مع كسب حقيقي للوقت.

لعلّ البعض يشعر بالحرج من أن يقول ما فهمت ما طلب منّي بالضبط ويمكن في هذه الحالة أن يظهر أنه فهم المطلوب إلا أنه يبدأ بمجموعة من الأسئلة التي تدور في باله عن الموضوع لفهم المزيد من التفاصيل وتحديد الأمر بشكل أفضل.

ولكي نضع جدولة جيدة لاستثمار الوقت نطرح الأسئلة التالية:

هل أفوّض الأدوار إلى الآخرين؟

هل أراعي القواعد الصحيحة في التفويض؟

هل اوضّح لهم الأهداف والوسائل بشكل جيّد؟

عندما اريد إنجاز مهمّة هل أقيّمها في معادلة الأولويات.. أو قل هل أتأكد من أنها الأهم اليوم قبل الغد؟

هل أفهم جيّداً ما يراد منّي؟

فإذا فوضنا الأمور إلى غيرنا بدل القيام بها بأنفسنا واتبعنا القواعد الصحيحة في التفويض وسلكنا طرقاً جيّدة لافهام مشاركينا مهامّنا وأهدافنا فسنكون في وضع افضل من حيث كسب الوقت وكسب النتائج.

إن كسب الوقت عملية سهلة لكنه يتطلّب التنظيم والمتابعة فقط، وهناك عدّة طرق ومقترحات تساهم في ذلك..

يرى البعض أن من أهم هذه الطرق وضع قوائم بالأعمال المتوجبة، وهو ما يساهم بنصف انجازها لأنه يساعد على التنظيم أولاً ويعكس أولوياتك وتفاصيل مهامّك منذ البدء إلى المنتهى وهناك بعض الوسائل التي تساعد في ذلك:

1ـ أكتب لائحة بما تودّ القيام به اليوم شرط ألا تتعدى السّت نقاط..

ويرى بعض المتخصّصين أن الإنسان:

لا يتمكّن من إنجاز اكثر من ستة أمور في يوم واحد(28) فإن بقي عمل مدرج على اللائحة أكثر من ثلاثة أيام يكون أما سويّ تلقائياً أو لم يكن ضرورياً منذ البداية أو بدأ يشكل لك كارثة كما يقول(29) ونحن وإن كنّا لا نتفق معه في الكلية إلا أن هذا لا شك أحد أسباب بقاء بعض الأعمال غير منجز ويبقى هناك سبب آخر هو عدم توفّر الوقت الكافي لإنجازه وهذا يعود بنا ثانية إلى سوء التنظيم أو عدم مراعاة التخطيط الكافي له فتصورناه مقدوراً إلا أن الظروف والاستعدادات وغيرها من الموانع تحول دونه.

2ـ ضع قائمة بالاشياء التي ينبغي عليك انجازها ضمن سقف زمني واضح ودوّن ما تريد فيها من معلومات وينبغي أن تراعي ترتيب الأولويات فبهذه الطريقة تسيطر أنت على الوقت وليس العكس.

إن بعض المدراء يعتمدون في إدارة أعمالهم على ذاكرتهم الشخصية أو ذاكرة المعاونين وهذا أمر لا يخلو من ثغرات إذ قد دلّت بعض الدراسات على أن الذاكرة قادرة على حفظ سبعة تفاصيل فقط فإن قوطعت أثناء حمل هذه المعلومات بموانع أو انشغالات أخرى فقد تنسى معظمها(30) وحيث إنّا نعيش مع الناس فلا يمكن أن نضمن عدم المقاطعة كما لا نضمن طرّو الطوارئ التي قد تنسيك ما أردت عمله.

3ـ معالجة الفوضى: الملاحظ لدينا جميعاً أن حقائبنا أو مكاتبنا وأحياناً جيوبنا دائماً تملأ بالأوراق والمذكّرات والعناوين وأرقام الهواتف التي تنفعنا يوماً ما لذلك نحرص على الاحتفاظ بها فيشكّل ذلك علينا عبئاً ثقيلاً من الورق مع بعثرة مزعجة لذلك فإن افضل طريقة للتخلص من هذه المشكلة هي معالجة الأوراق والوثائق فوراً وذلك عبر الطّرق التالية:

وضعها في ملف.

تحويلها إلى الغير لكي يؤرشفها أو يتابعها حتى الانتهاء.

والبعض يحفظ أوراقه في صندوق لأنه يتردّد في رمي الأوراق أو المذكّرات الخاصّة..

إلا أنه لا شك سيضطر بين آونة وأخرى للتخلص من عبئها الثقيل فيقوم بعملية تصفية وفرز للأوراق المهمّة من غيرها.

والأفضل هو حفظها في مكان خاص فإن لم تحتج إليها بعد مدة إرمها فانك لن تحتاج إليها حاجة ماسّة وضرورية. لأن المهم في الأمور تحفظه في الذاكرة غالباً أو ملف خاص وغير المهم هو الذي تلقيه جانباً أو على الرّف أو في الصندوق.

وعلينا أن نعرف أيضا أن هناك اموراً قد تعترضنا فتمنعنا من الاستفادة من الوقت حتى وإن نظّمنا أنفسنا بشكل جيّد وفي هذه الحالة فان ضياع الوقت لا يعزى إلى سوء التنظيم بل إلى عدم مراعاة الدقّة والترتيب.. حاول أن تكون مرتّباً في إنجاز أعمالك لتجد كل ما تطلبه بسهولة من دون أن تضيّع وقتك بالبحث عنه..

البعض منّا يتمتّعون بذاكرة قويّة فيحدّدون ما يريدون بسرعة وسهولة إلا أن هذا من النوادر التي لا تصلح قاعدة عامّة يعتمد عليها الجميع مضافاً إلى أنها تبقى سهلة بالنسبة لنا لا للمتعاونين معنا فقد نضيّع أوقاتهم كثيراً بالبحث عن أمور بسيطة وحينها يرجعون إلينا وهذا مضيعة للوقت أيضا أو يبذلون المزيد من أجل الحصول عليها في فترة غيابنا أو انشغالنا نحن. فإن وجدوا لها طريقاً يكون الأداء متأخراً وإلا ستبقى المهمة دون إنجاز..

لذلك فإن الأفضل للجميع هو وضع نظام مرجعي يسهل للجميع إنجاز أعمالهم.. أو قل مركز خزن للمعلومات..

وأهم شيء في هذا النظام هو تمتّعه بالبساطة وسهولة الاستعمال وإلا صار هو الآخر عقدة يضيع فيها وقت الجميع.. وهناك بعض المقترحات لهذا النظام:

1ـ فرز الملفّات المهمّة وأرشفتها بشكل واضح وبسيط.

2ـ احرص على أن تعيّن فرداً مناسباً لهذه المهمة.

3ـ هيئ قائمة بالأعمال اليوميّة لكل واحد منّا.

4ـ نظم ملفاً للوثائق والأوراق المهمّة حسب الترتيب الزمني أو الموضوعي.

5ـ احتفظ بسجلّ شخصي خاص تدوّن فيه كل شيء يهمّك طوال الوقت ليكون ارشيفك الخاص وسكرتيرك الملازم.. حتى أرقام التلفونات الخاصة أو نتائج الاجتماعات أو الأفكار التي تريد طرحها أو ترى أنها بحاجة إلى مناقشات مع الأفراد لترشيدها.. حتى تكون دائماً على استعداد لاستثمار الوقت بنحو أفضل.

إذا عرفنا المكان أو الملفّ الخاص بكلّ عمل سنتمكّن من السيطرة على الوقت فالأساليب البسيطة والسّهلة تنظّم الوقت اكثر من أي نظام آخر.

إذن فلنراجع طريقتنا في تنظيم الوقت ونسأل أنفسنا الأسئلة التالية:

هل تبقى في لوائحنا أعمال معلّقة ينبغي القيام بها؟

هل أدوّن كل ما يرتبط بمهامّي؟

هل أعاني من العثور على المعلومات والوثائق في وقت الحاجة؟

هل أعرف ماذا أنجز صباحاً إلى المساء؟

وكلمة أخيرة.. كوننا منظّمين يجعلنا نسيطر على ما نريده وكوننا مخطّطين ومرتّبين يوصلنا إلى الأهداف المرسومة في أسرع مدة وبأفضل النتائج.

1 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص159، ح3023.

2 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص159، ح3028.

3 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص160، ح3053.

4 - الرسول الأعظم(ص)،البحار، ج77، ص76، ومكارم الأخلاق ص46، وتنبيه الخواطر ج2، ص51.

5 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص159، ح3038.

6 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص160، ح3061.

7 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص159، ح3024.

8 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص151، ح2789.

9 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص160، ح3064.

10 - علي(ع)، مستدرك الوسائل، ج2، ص3520.

11 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص479، ح11022.

12 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص476، ح10931.

13 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص477، ح10944.

14 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص160، ح3059.

15 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص158، ح3018.

16 - الرسول الأعظم(ص)، البحار، ج77، ص113.

17 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص159، ح3025.

18 - علي(ع)، غرر الحكم ودرر الكلم: ص160، ح3058.

19 - الرسول الأعظم(ص)، البحار، ج73، ص391، وجامع الأخبار.

20 - الرسول الأعظم(ص)، البحار، ج69، ص396، والاحتجاج للطبرسي، ج80، ص350.

21 - الإمام الصادق(ع)، البحار، ج70، ص205.

22 - الرسول الأعظم(ص)، البحار، ج74، ص89، الخصال.

23 - الإمام الباقر(ع)، البحار، ج101، ص4، والأمالي.

24 - الإمام زين العابدين(ع)، الصحيفة السجادية، دعاء20.

25 - تحف العقول: ص410.

26 - تحف العقول: ص489.

27 - راجعه في تفسير العياشي: ج2، ص301، ح111.

28 - فن تنظيم وبرمجة الوقت، سلسلة الدليل الاداري، كيت كيتان، ص27.

29 - المصدر نفسه.

30 - فن تنظيم وبرمجة الوقت، سلسلة الدليل الإداري، ص27، كيت كيتان.